Travel & Accommodation Specialist

Position Mission

La risorsa selezionata sarà inserita presso la reception della sede di Badoere di Morgano (TV) e avrà il compito di gestire le attività legate a viaggi e trasferte aziendali, garantendo un servizio efficiente, puntuale e in linea con le policy aziendali.

Responsibilities

Gestione delle trasferte

• Gestione delle richieste di trasferta, interfacciandosi con i dipendenti interessati
• Supporto all’organizzazione dei viaggi nel rispetto della Travel Policy aziendale
• Coordinamento con le funzioni interne per eventuali esigenze specifiche legate agli spostamenti

Prenotazioni

• Prenotazione di: strutture alberghiere, mezzi di trasporto (aerei, treni, auto a noleggio), trasferimenti locali (taxi, NCC, shuttle)
• Individuazione delle migliori soluzioni qualità/prezzo, in linea con le esigenze operative e le normative aziendali
• Gestione di modifiche, variazioni e cancellazioni delle prenotazioni

Supporto e assistenza

• Punto di riferimento per i dipendenti per qualsiasi esigenza connessa a viaggi e trasferte
• Supporto operativo prima, durante e dopo la trasferta
• Collaborazione con gli altri uffici Travel del Gruppo, se necessario

Reception e Front Office

• Presidio della reception e gestione del centralino telefonico , con smistamento delle chiamate verso le funzioni competenti
• Accoglienza dei visitatori (clienti, fornitori, consulenti, ospiti)
• Registrazione degli ingressi secondo le procedure aziendali e verifica delle autorizzazioni di accesso
• Supporto logistico e informativo ai visitatori durante la permanenza in sede
• Gestione della corrispondenza in entrata e uscita (posta, corrieri, consegne)
• Attività di protocollo e archiviazione documentale , sia in formato cartaceo sia digitale, nel rispetto delle procedure interne

Gestione Cassa

• Gestione della cassa di sede per spese minute e anticipi autorizzati
• Registrazione e rendicontazione delle operazioni di cassa secondo le procedure interne
• Supporto amministrativo per la corretta archiviazione della documentazione contabile

Gestione Parco Auto Aziendale

• Gestione delle prenotazioni delle auto aziendali
• Coordinamento della consegna e del ritiro delle chiavi
• Monitoraggio della disponibilità delle vetture e segnalazione di eventuali anomalie o necessità di intervento
• Prenotazione di auto a noleggio , quando necessario, nel rispetto delle policy aziendali

Supporto Logistico e Servizi di Sede

• Gestione degli acquisti di cancelleria e materiale di consumo , su richiesta delle funzioni aziendali
• Monitoraggio delle scorte e riordino del materiale necessario al corretto funzionamento degli uffici
• Supporto organizzativo in occasione di eventi, riunioni o visite con ospiti esterni , inclusa:
• prenotazione e coordinamento di rinfreschi, coffee break o servizi di catering
• supporto logistico alle attività collegate all’evento

Technical Skills, Qualifications and Professional Experience

• in possesso di diploma
• esperienza pregressa nel ruolo
• buona conoscenza del pacchetto Office
• buona conoscenza della lingua Inglese

Completano il profilo buone doti comunicative e relazionali, flessibilità operativa e team working.

Si offre un contratto a tempo determinato della durata di 12 mesi.

Sosteniamo la parità di genere e promuoviamo un ambiente equo ed inclusivo. Accogliamo candidature da qualsiasi persona indipendentemente dal background di provenienza, riconoscendo il valore della diversità nel nostro contesto lavorativo. Il nostro processo di selezione si basa sul principio base di favorire l'uguaglianza professionale promuovendo principi di non discriminazione basati sul genere, età, etnia, nazionalità, disabilità, religione, orientamento sessuale, stato civile ed appartenenza o meno a organizzazioni sindacali o politiche.