Specialista amministrativo

Job Description – Administration Specialist

Dipartimento : Amministrazione

Riporta a : CEO & Direzione Generale (Amministrazione)

Sede : Milano

Chi siamo

Carter & Benson S.r.l. Società Benefit è una realtà leader nella consulenza HR e Executive Search, con un approccio innovativo e sostenibile. La nostra missione è accompagnare aziende e persone verso percorsi di crescita condivisa, con attenzione all’impatto sociale e ambientale.

Ruolo

L’Administration Specialist sarà inserito/a all’interno del team amministrativo e risponderà direttamente al CEO e al Responsabile Amministrativo. La risorsa avrà la responsabilità di garantire una gestione amministrativa puntuale ed efficace, supportando sia le attività quotidiane che i progetti speciali.

Principali responsabilità

• Fatturazione attiva : emissione, registrazione e gestione del ciclo di fatture verso i clienti.
• Gestione gare e portali clienti : compilazione documenti e caricamento nei portali dedicati.
• Recupero crediti : monitoraggio scadenze, solleciti e rapporti con i clienti.
• Reportistica interna : predisposizione di report settimanali per la Direzione.
• Gestione operativa : apertura e chiusura lavori/progetti e monitoraggio flussi correlati.
• Amministrazione società di gruppo : gestione completa di una società del gruppo (rapporti bancari, dipendenti, pagamenti, pratiche amministrative e fiscali ordinarie).

o  Redazione e archiviazione contratti freelance/clienti

o  Invio Benestare alla fatturazione (BAF) ai Clienti a fine mese per avere conferma delle fatture da emettere;

o  Gestione del ciclo attivo e passivo di fatturazione (BAF, emissione, recupero crediti, fatture ricevute);

o  Gestione conto bancario Inbiz (check quotidiano, aggiornamento finance, incassi e pagamenti);

o  Reportistica: margini netti del mese, aggiornamento su cassa (liquidità, fatture da incassare/pagare)

o  Dipendenti: (entrambi dimessi, con settembre/ottobre dovrebbe chiudersi questa attività) gestione presenze, richiesta cedolini alle paghe, pagamento stipendi entro 10 del mese, acquisto buoni pasto)

• Archiviazione documentale.
• Supporto a eventuali attività straordinarie e progetti di miglioramento dei processi amministrativi.

Requisiti

• Diploma di Ragioneria o Laurea in discipline economiche/giuridiche.
• Almeno 3 anni di esperienza in ruoli analoghi, preferibilmente in realtà di servizi o consulenza.
• Ottima conoscenza di strumenti informatici (Excel avanzato, gestionali amministrativi, portali clienti).
• Precisione, affidabilità e capacità di lavorare in autonomia.
• Buone capacità organizzative e di problem solving.
• Attitudine alla riservatezza e forte orientamento al risultato.

Cosa offriamo

• Inserimento in un contesto dinamico, innovativo e in crescita.
• Possibilità di lavorare a stretto contatto con il CEO e il top management.
• Ambiente collaborativo e stimolante, con attenzione allo sviluppo professionale.
• Contratto e inquadramento commisurati all’esperienza.
• Inserimento immediato.