Segretario personale

Segreteria di Direzione

Descrizione del lavoro

Siamo alla ricerca di una Segreteria di Direzione con esperienza strutturata nel supporto a figure apicali, capace di operare con precisione, autonomia e un solido senso delle priorità all’interno di un contesto professionale di alto livello.

La risorsa selezionata affiancherà direttamente il titolare, garantendo un supporto organizzativo, operativo e relazionale efficace, contribuendo alla gestione fluida delle attività quotidiane, delle comunicazioni e delle relazioni istituzionali, nel pieno rispetto della riservatezza e degli standard professionali richiesti.

Responsabilità principali 

Gestione dell’agenda del titolare

• Organizzazione, pianificazione e aggiornamento costante dell’agenda.
• Coordinamento di appuntamenti, riunioni, scadenze operative e strategiche.
• Gestione e pianificazione di trasferte e impegni fuori sede.

Coordinamento delle comunicazioni esterne

• Filtro e gestione delle comunicazioni in entrata e in uscita.
• Gestione strutturata della corrispondenza email e dei flussi informativi.
• Capacità di comprendere, contestualizzare e gestire le richieste anche quando formulate in modo sintetico o urgente.

Supporto organizzativo alle riunioni del titolare

• Pianificazione e organizzazione delle riunioni.
• Preparazione della documentazione necessaria.
• Redazione di report operativi chiari, sintetici e orientati all’azione, con evidenza di punti chiave, decisioni prese, step successivi e relative priorità.

Accoglienza ospiti e interlocutori istituzionali

• Organizzazione e gestione dell’accoglienza di clienti, partner, collaboratori e figure istituzionali.
• Cura del contesto e della rappresentanza aziendale in ogni interazione.

Coordinamento viaggi e trasferte

• Prenotazione di voli, hotel e trasporti.
• Predisposizione della documentazione necessaria alle trasferte.
• Gestione efficiente di variazioni, imprevisti e riprogrammazioni.

Preparazione di presentazioni e reportistica

• Elaborazione di documenti, presentazioni e report a supporto delle attività del titolare.
• Attenzione alla chiarezza, alla struttura e all’efficacia comunicativa dei materiali.

Gestione delle priorità

• Supporto attivo nella gestione delle urgenze e delle priorità strategiche.
• Capacità di anticipare le esigenze operative e organizzative del titolare.

Riservatezza e rappresentanza

• Mantenimento della massima discrezione su informazioni, documenti e relazioni.
• Comportamento sempre improntato a professionalità, affidabilità e senso della responsabilità.

Lavoro in Team

• Collaborazione costante e diretta con il titolare e con le figure chiave dell’organizzazione.
• Attività svolta in presenza presso la sede operativa di Via Appia Antica 249/B, Roma, con possibilità di trasferte.

Candidarsi esclusivamente se in possesso dei seguenti requisiti

• Esperienza pregressa nel ruolo di Segreteria di Direzione o assistenza a figure apicali.
• Elevata capacità organizzativa, precisione e affidabilità.
• Ottime capacità di sintesi, comprensione del contesto e gestione delle priorità.
• Ottima padronanza degli strumenti informatici e dei principali software di produttività.
• Forte senso della riservatezza e della rappresentanza.
• Capacità di lavorare in autonomia e di gestire situazioni complesse con equilibrio e professionalità.
• Conoscenza professionale della lingua inglese.
• La conoscenza di una seconda e/o terza lingua straniera è considerata un plus.