SALES ADMINISTRATION SPECIALIST

Enartis è un gruppo internazionale che ha fatto del rapporto con i protagonisti del mercato del vino la chiave del proprio successo e di quello dei propri clienti. Oltre alla produzione e alla distribuzione di prodotti enologici, Enartis sviluppa strumenti con intelligenza artificiale per rendere la produzione di vino più semplice ed efficiente per i clienti. La presenza diretta nei principali Paesi vinicoli dei cinque continenti amplia la visione di ciò che accade nel mercato e consente il trasferimento in tempo reale delle informazioni e delle conoscenze a disposizione dei clienti Enartis.

La nostra Mission

Garantire alle cantine in tutto il mondo esperienza e innovazione, attraverso prodotti enologici d’eccellenza e assistenza tecnica costante per migliorare l’efficienza delle cantine e la qualità del loro vino.

La nostra politica di qualità interna include controlli rigorosi che assicurano l’integrità dei nostri prodotti durante tutto il processo produttivo e l’ottenimento dei risultati richiesti in cantina.

A rinforzo del nostro Customer Service, stiamo ricercando un/una:

SALES ADMINISTRATION SPECIALIST

La figura si occuperà di tutto il ciclo degli ordini dal loro ricevimento fino alla consegna avvenuta dello spedito per le aree di propria competenza all’interno del territorio nazionale , EU e overseas.

Terrà i contatti con i commerciali di riferimento per il tracciamento delle spedizioni e per la risoluzione di qualsiasi problema di carattere logistico, documentale e amministrativo relativo all’approvvigionamento dei prodotti dell’intera gamma.

La figura sarà responsabile della corretta redazione e preparazione della documentazione necessaria per l’esportazione nei paesi , gestendo autonomamente contatti con enti esterni per la loro emissione ( Uffici Veterinari, ATS , Camera di Commercio, Regione, Consolati e Ambasciata).

La figura sarà responsabile della correttezza del ciclo attivo di fatturazione.

La figura sarà responsabile del controllo e della corretta archiviazione di documenti doganali.

Risponderà funzionalmente al Customer service Manager ed al Administration Manager per le relative aree di competenza e gerarchicamente al Supply Chain Manager con i quali si rapporterà per la verifica di decisioni relative a condizioni particolari di vendita concesse ai clienti, assegnazione e/o ripartizione di prodotti, risoluzione di problematiche legate alla gestione degli ordini.

PRINCIPALI FUNZIONI

• Processazione ordini di vendita per il mercato Europeo e per extra CEE nel rispetto delle procedure aziendali e di condizioni di vendita precedentemente definite da responsabili commerciali
• Assistenza commerciale, amministrativo, logistico e documentale per clienti diretti, filiali e forza vendita diretta ed indiretta sia per il mercato italiano che estero.
• Assistenza nel monitoraggio, rispetto del forecast di acquisto per le filiali /distributori esteri di competenza ed informazione puntuale a Supply Chain
• Organizzazione e gestione completa di tutta l’attività logistica inerente alla spedizione dei propri ordini
• Ottimizzazione costi di trasporto secondo direttive generali, contatti con spedizionieri per negoziazione tariffe puntuali non previste nei listini generali negoziati sia per mercato italiano ed estero. Registrazione a sistema per prefatturazione.
• Monitoraggio e tracking consegne.
• Gestione delle non conformità secondo procedura aziendale
• Gestione anagrafica clienti
• Gestione amministrativa relativa a fatturazione , accrediti ,richieste amministrative di vario genere da parte di agenzie/distributori italiani ed esteri e da direttive del Customer Service Manager
• Gestione contatti e anagrafica cliente (interfaccia con i clienti in relazione a dati anagrafici e chiarimenti fatture)
• Conoscenza e gestione del processo di fatturazione (emissione, registrazione , controllo)
• Gestione dichiarazioni d’intento.
• Monitoraggio e archiviazione documenti aventi rilevanza legale (bollette doganali , conferma ricevimento merci, documentazione relativa ad ordini )secondo procedure aziendali.

COMPETENZE TECNICHE

· Conoscenza delle normative doganali e della documentazione di trasporto Italia, CEE ed extra-CEE; Le aree di sua competenza richiedono un’approfondita competenza nella richiesta di documentazione emessa da autorità esterne ( CCIAA- Regione Piemonte attività veterinaria)

· Conoscenza della normativa IVA

· Competenza su documenti di trasporto internazionale per spedizioni camionistiche, intermodali, via mare e via aerea – lettura e redazione ( CMR , B/L, SWB, AWB)

· Conoscenza delle normative legate all’Origine preferenziale e non. (MADE IN)

· Conoscenza delle normative generali di trasporti materiali pericolosi ( ADR) e documentazioni connesse( IMO)

· Ottima conoscenza ed uso pacchetto Microsoft 365 ( Excel , Word, Teams.....)

· Utilizzo sistema operativo Webgate (gradita conoscenza sistema operativo Dynamics365)

· Utilizzo sistema di archiviazione Arxivar

IL RUOLO RICHIEDE UNA CONOSCENZA OTTIMA DELLA LINGUA INGLESE E SPAGNOLA, SCRITTA E PARLATA

SOFT SKILLS

· Pianificazione e organizzazione del lavoro;

· Abilità di gestione dello stress ( la posizione prevede periodo di picchi di lavoro)

· Iniziativa e proattività;

· Propensione per il lavoro in team,

· Problem solving

· Analisi e attenzione ai dettagli

· Disponibilità al lavoro fuori orario per il periodo da giugno ad ottobre