Responsabile Servizio Scientifico

Sei pronto per entrare a far parte di una società di consulenza leader mondiale nell’industria farmaceutica e dei Medical Device? PQE Group opera con successo in questo settore dal 1998, garantendo una presenza internazionale grazie a 45 filiali e 2000 dipendenti in Europa, Asia e Americhe.

Lavorare in una realtà di consulenza come PQE Group ti offrirà:

• La possibilità di lavorare su progetti per le più importanti aziende farmaceutiche nazionali e internazionali , acquisendo competenze trasversali e una visione ampia del settore.
• Il vantaggio di accrescere rapidamente la propria esperienza professionale grazie al supporto costante di un team multiculturale di professionisti provenienti da diverse discipline.
• L’occasione di sviluppare le tue capacità di adattabilità e project management per adattarti rapidamente ai cambiamenti della consulenza, consentendoti di affrontare sfide sempre diverse .

Il nostro team di Regulatory Affairs è in continua espansione grazie a un mercato in costante evoluzione che richiede sempre più la qualità dei nostri servizi. Per questo motivo, abbiamo l’opportunità di inserire una nuova figura di Responsabile del Servizio Scientifico nella nostra sede di Milano .

Le principali attività saranno:

Gestione materiali promozionali

• Preparazione e sottomissione dei materiali promozionali sul portale AIFA.
• Verifica della conformità al D.Lgs. 219⁄06 e alle linee guida AIFA.
• Gestione delle versioni, archiviazione e tracciabilità documentale.
• Coordinamento con i team Medical, Marketing e Compliance per le approvazioni interne.
• Monitoraggio delle scadenze e dei tempi di validazione.
• Gestione di eventuali richieste di integrazione da parte di AIFA.

Gestione ISF (Informatori Scientifici del Farmaco)

• Accreditamento e disaccreditamento ISF sul portale AIFA e sui portali regionali.
• Gestione badge, documentazione e requisiti formali.
• Monitoraggio dello status ISF (mono/pluri-mandato).
• Supporto operativo agli ISF per problematiche legate ai portali.
• Aggiornamento dei database interni relativi alla rete ISF.

Gestione eventi e attività locali (mono e pluri sponsor)

Pianificazione

• Raccolta della documentazione da segreterie organizzative e stakeholder interni.
• Verifica preliminare della conformità dell’evento (D.Lgs. 219⁄06, linee guida AIFA).
• Inserimento delle pratiche sul portale AIFA per eventi monosponsor.
• Controllo del file unico per eventi plurisponsor.

Esecuzione

• Caricamento della documentazione obbligatoria (programma, faculty, budget, contratti).
• Validazione delle pratiche sul portale AIFA.
• Gestione dei rapporti con le segreterie organizzative.
• Pagamento anticipato delle fee di sponsorizzazione.
• Gestione delle variazioni secondo le FAQ AIFA (programma, faculty, sede, sponsor).
• Supporto in caso di richieste di integrazione da parte di AIFA.

Consuntivazione

• Caricamento delle evidenze post-evento (partecipanti, materiali, fatture).
• Consuntivazione delle pratiche sul portale AIFA.
• Inserimento delle evidenze sui portali aziendali (es. Gilead).
• Archiviazione documentale e chiusura delle pratiche.

Gestione programmi speciali

• Supporto operativo ai programmi di Expanded Access.
• Supporto ai programmi di Compassionate Use.
• Gestione operativa delle ricerche di mercato (documentazione, compliance, flussi approvativi).
• Coordinamento con Medical Affairs e Market Access per i requisiti documentali.

Compliance e normativa

• Applicazione rigorosa del D.Lgs. 219⁄06.
• Monitoraggio degli aggiornamenti normativi AIFA e regionali.
• Allineamento continuo con Compliance e Quality Assurance per processi e audit.
• Gestione e archiviazione documentale secondo standard di auditabilità.
• Supporto alla preparazione di audit interni ed esterni.

Coordinamento interno ed esterno

• Interfaccia con ISF, segreterie organizzative, Marketing, Medical e Compliance.
• Gestione di richieste urgenti e criticità operative.
• Comunicazione chiara, strutturata e tempestiva con tutti gli stakeholder.
• Supporto ai colleghi nella comprensione e applicazione dei processi AIFA.

Gestione amministrativa e tracciabilità

• Gestione dei pagamenti delle fee e monitoraggio dei budget evento.
• Aggiornamento dei database interni (CRM, portali aziendali, tracker Excel).
• Produzione di report periodici su attività, KPI, volumi e scadenze.
• Monitoraggio degli SLA e delle performance operative.

Competenze digitali e di sistema

• Utilizzo avanzato del portale AIFA (materiali, eventi, variazioni, consuntivazioni).
• Utilizzo dei portali regionali per l’accreditamento ISF.
• Utilizzo di CRM aziendali (es. Veeva, Salesforce).
• Gestione di file unici, database e sistemi di archiviazione documentale.

Requisiti richiesti:

• Laurea in discipline scientifiche (Farmacia, CTF, Medicina, Biologia o discipline sanitarie affini).
• Esperienza di almeno 3 anni in ruoli di gestione operativa AIFA / compliance regolatoria / affari scientifici , preferibilmente in contesti farmaceutici o healthcare.
• Ottima conoscenza della normativa farmaceutica , con particolare riferimento al D.Lgs. 219⁄2006 e alle linee guida AIFA su materiali promozionali ed eventi.
• Buona conoscenza del Codice Deontologico Farmindustria (aggiornamento aprile 2023).
• Competenza consolidata nell’utilizzo del portale AIFA (materiali promozionali, eventi, variazioni, consuntivazioni).
• Conoscenza dei principi di Farmacovigilanza e delle relative implicazioni operative e di compliance.
• Capacità di lettura, comprensione e analisi di documentazione scientifica e regolatoria .
• Ottime capacità organizzative, attenzione al dettaglio e gestione delle scadenze.
• Eccellenti capacità comunicative e relazionali, con interlocutori interni (Medical, Marketing, Compliance, ISF) ed esterni (AIFA, segreterie organizzative, enti di riferimento).

La nostra offerta:

• Contratto a tempo indeterminato .
• Retribuzione commisurata all’esperienza .
• Bonus di viaggio per le missioni presso i clienti.
• Sede di lavoro: Milano (MI) .
• Disponibilità travel: 20-30%

Prossimi passi

Dopo aver ricevuto la tua candidatura, se verrà individuata una corrispondenza, il reparto Risorse Umane ti contatterà per un colloquio HR iniziale . Se il colloquio sarà positivo, verrà organizzato un colloquio tecnico con il responsabile delle assunzioni. In caso di esito positivo, il recruiter ti contatterà per discutere i passi successivi o la nostra proposta . In caso contrario, ti informeremo dell’interruzione del processo di selezione.

Lavorare in PQE Group

Entrare a far parte di PQE Group significa lavorare in un’azienda stimolante e multiculturale che valorizza collaborazione e innovazione . Avrai l’opportunità di lavorare su progetti internazionali , migliorare le tue competenze e interagire con colleghi da tutto il mondo. Se cerchi una carriera appagante e stimolante , PQE Group è il posto giusto per te . Candidati ora e fai il primo passo verso un futuro straordinario con noi!