Office Manager - Studio Legale

Per un prestigioso studio legale siamo alla ricerca di una figura di Office Manager per l'ufficio sito in centro a Milano.

Si offre contratto a tempo indeterminato con pacchetto retributivo da definirsi in base all'esperienza pregressa.

Il profilo ideale è una persona con solida esperienza nel ruolo all'interno di studi legali internazionali e conoscenza fluente della lingua inglese.

Responsabilità Principali

1. Gestione Amministrativa e Operativa

• Supervisione dell'ufficio: Gestire e coordinare le attività quotidiane, assicurando che le aree comuni, le sale riunioni e le postazioni di lavoro siano sempre in ordine e funzionali.
• Gestione dei fornitori: Negoziare e mantenere i rapporti con i fornitori di servizi (pulizie, catering, manutenzione, corrieri, ecc.). Valutare preventivi, monitorare la qualità dei servizi e gestire i contratti.
• Gestione delle forniture: Controllare lo stock di materiale d'ufficio, cancelleria e attrezzature, gestendo gli ordini e ottimizzando i costi.
• Rapporti con la proprietà: Agire da punto di contatto con il proprietario o il gestore dell'immobile per tutte le questioni relative alla manutenzione, riparazioni e sicurezza.

2. Supporto ai Dipendenti

• Coordinamento con Reception: Collaborare con il team di receptionist per garantire un flusso di lavoro efficiente, dalla gestione delle chiamate all'accoglienza degli ospiti.
• Organizzazione eventi: Gestire l'organizzazione di eventi interni ed esterni, come incontri aziendali, cene di Natale, eventi di team building e meeting con i clienti.
• Onboarding: Supportare il team HR nella preparazione degli spazi e delle attrezzature per i nuovi assunti (allestimento postazione, kit di benvenuto, ecc.).

3. Gestione di Bilancio e Contabilità

• Budget: Gestire il budget assegnato per la gestione dell'ufficio, monitorando le spese e preparando report periodici per la Direzione.
• Fatturazione: Verificare e approvare le fatture dei fornitori, assicurando la corretta rendicontazione delle spese.