Office Manager Segreteria Generale

D&D Engineering Building Factory è una società di progettazione architettonica e ingegneristica composta da circa 25 persone, specializzata in progettazione esecutiva e costruttiva per Imprese e Investitori.

Per ampliamento e riorganizzazione dell'organico amministrativo/gestionale stiamo cercando una figura di Office Manager / Segreteria Generale da inserire stabilmente in sede.

COSA FARAI

• Gestione Operativa servizi interni:  Supervisionerai il quotidiano dello studio, gestendo forniture e contratti generali, cura degli spazi fisici e servizi alla persona, in collaborazione con l’area Amministrazione/Contabilità.
• Supporto ad HR, Commerciale, Marketing:  Farai da ponte operativo con le Direzioni, pianificando e organizzando le attività previste (agende condivise, riunioni, eventi, iniziative interne/esterne, redazione offerte, portfolio etc) e coordinandoti con i fornitori esterni coinvolti. Organizzerai riunioni, momenti di formazione e workshop pianificati, e fornirai supporto nella gestione pratica di impegni e priorità di carattere generale.
• Comunicazione e flussi informativi:  Gestirai il flusso di informazioni interno ed esterno, fungendo da primo filtro: corrispondenza, relazioni con fornitori e consulenti, richieste dei team, assicurandoti che gli iter vengano presi in carico e portati a chiusura.

CHI STIAMO CERCANDO

• Almeno 5 anni di esperienza in ruoli di Office Manager, Segreteria di Direzione o Segreteria Generale in realtà medie o strutturate (imprese di costruzioni, studi o società di servizi di ingegneria/architettura).
• Esperienza concreta nella gestione autonoma di fornitori e servizi generali (contratti, rinnovi, piccole trattative operative) e nella cura quotidiana di spazi, dotazioni e ufficio.
• Abitudine a lavorare a stretto contatto con la Direzione e più funzioni aziendali (Amministrazione, HR, Commerciale, Marketing), gestendo priorità diverse e richieste concorrenti.
• Ottimo uso di Office 365 (Word, Excel, Outlook, Teams) e buona dimestichezza con archivi digitali, posta elettronica/PEC, piattaforme cloud e strumenti di videoconferenza.
• Spiccate capacità organizzative , visione d’insieme e attitudine a mettere ordine in processi, informazioni e flussi di lavoro, proponendo piccole migliorie operative.
• Stile relazionale maturo e professionale , capacità di gestire interlocutori diversi (colleghi, clienti, fornitori, consulenti) mantenendo fermezza gentile, chiarezza e rispetto dei ruoli.
• Elevato senso di riservatezza, affidabilità e responsabilità , con desiderio di diventare un punto di riferimento stabile per lo studio.

COSA OFFRIAMO

• Inserimento full time in presenza presso la nostra sede.
• Inquadramento a tempo indeterminato.
• Un ruolo centrale e di fiducia nel funzionamento quotidiano dello studio, a diretto contatto con la Direzione e i team di progetto, con spazio per proporre migliorie organizzative.
• Ambiente professionale ma informale, collaborativo, orientato alla qualità del lavoro e alla crescita condivisa.

l presente annuncio è rivolto a candidatə di qualsiasi genere e a tutte le persone tutelate dalla normativa vigente in materia di pari opportunità (L. 903/77 e L. 125/91), nonché dai D.Lgs. 215/03 e 216/03.