Office Manager & Executive Assistant

Chaberton Professionals, divisione di Chaberton Partners dedicata alla Ricerca e Selezione di profili di Middle and Top Management, per una società di Private Equity, ricerchiamo un/una Office Manager & Executive Assistant per una sostituzione maternità di un anno.

La posizione, basata nel centro di Milano, rappresenta il punto di riferimento operativo e amministrativo dell’ufficio.

Si tratta di un ruolo altamente visibile e di fiducia, che richiede eccellenti capacità organizzative, riservatezza e la capacità di gestire più priorità all’interno del team. La posizione riporta funzionalmente all’ufficio italiano e prevede una stretta collaborazione con le sedi in Europa.

Attività:

• Garantire il regolare svolgimento delle attività quotidiane dell’ufficio di Milano.
• Essere il principale punto di riferimento per le tematiche di Salute e Sicurezza, assicurando la conformità alle normative locali e gestendo la relativa documentazione e formazione.
• Gestire i fornitori e i contratti dell’ufficio (pulizie, manutenzione, forniture, supporto IT, ecc.).
• Coordinare le prenotazioni delle sale riunioni, l’accoglienza dei visitatori e le attività generali di hospitality.
• Fornire copertura alla reception, accogliendo gli ospiti, rispondendo alle chiamate e gestendo le richieste generali in modo professionale.
• Supervisionare l’organizzazione dei viaggi e la preparazione delle note spese.
• Gestione dell’agenda e pianificazione delle riunioni.
• Coordinamento degli appuntamenti di lavoro.
• Interfaccia con la sede centrale di Amsterdam per esigenze di coordinamento interno e reporting.
• Supporto nella gestione dei viaggi e degli eventi, secondo necessità.
• Agire come punto di raccordo con l’ufficio di Amsterdam per attività di reporting, operazioni e iniziative a livello di gruppo.
• Supervisionare l’amministrazione payroll, garantendo la corretta trasmissione degli aggiornamenti mensili e il follow‑up con le parti coinvolte.
• Gestire il processo di fatturazione, il monitoraggio del budget e fornire supporto per gli adempimenti di compliance locali.
• Gestire le polizze assicurative locali, inclusa la coordinazione con i broker e i rinnovi.
• Supportare le attività di audit interno o gli obblighi regolatori mantenendo una documentazione accurata.
• Preparare i report mensili delle spese del team (Partner e Associate Director).

Requisiti:

• Almeno 5 anni di esperienza in un ruolo analogo di Office Manager / Executive Assistant.
• Ottima conoscenza della suite MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Teams).
• Conoscenza delle normative locali in materia di Salute e Sicurezza negli ambienti di lavoro.
• Esperienza nel coordinamento con team internazionali o con sedi centrali a livello di gruppo (plus).
• Professionalità, riservatezza e un approccio proattivo.
• Eccellenti capacità organizzative e di multitasking.
• Ottime doti relazionali e comunicative.
• Capacità di lavorare in autonomia.

Sede : Milano centro

Offerta : contratto di un anno con possibilità di inserimento con una retribuzione massima di 50.000 € in base all'esperienza maturata + ticket 8 € + bonus.

Orario : 9:00/18:00