Office manager e assistente amministrativo

Come Office Manager e assistente amministrativo, sarai il punto di riferimento per la vita quotidiana di Giga Design Studio.

Cerchiamo una persona affidabile, puntuale, curiosa e proattiva, che desideri contribuire al miglioramento della vita dello studio. Sarà nostra premura formarti sulle procedure amministrative interne e sugli standard operativi di Giga, la cosa importante è che la tua attitudine sia in linea con quella dello studio.

Il tuo ruolo sarà quello di garantire che lo studio funzioni in modo efficiente e armonioso, coordinando le attività operative e supportando il team in tutto ciò che serve per lavorare al meglio. Collaborerai a stretto contatto con i partner e con il resto del team, occupandoti degli aspetti pratici, organizzativi e amministrativi che permettono allo studio di dedicarsi serenamente ai propri progetti.

Mansioni previste

Office Management

• Supervisione quotidiana dello spazio di lavoro (forniture, manutenzioni, pulizie, ordine generale).
• Gestione degli ordini di acquisto e monitoraggio delle forniture.
• Gestione dei rapporti con fornitori, tecnici e servizi esterni.
• Gestione delle necessità pratiche del team (dotazioni, chiavi, accessi, postazioni).
• Supporto all’organizzazione di meeting, eventi interni e viaggi di lavoro.

Segreteria Generale

• Accoglienza di clienti, ospiti e collaboratori esterni.
• Gestione della casella di posta dell’amministrazione dello studio.
• Gestione delle comunicazioni telefoniche indirizzate allo studio.
• Compilazione di moduli e documentazione per clienti e fornitori.
• Supporto operativo per commissioni e attività quotidiane connesse al funzionamento dello studio.

Amministrazione

• Gestione della contabilità tramite Fatture In Cloud.
• Invio e registrazione di fatture, note spese e riconciliazioni bancarie.
• Coordinamento con il commercialista per la supervisione delle pratiche contabili.
• Gestione dell'archivio documentale di documenti e scontrini da trasferire al commercialista.
• Coordinamento con il consulente del lavoro per nuove assunzioni e rilevazione presenze.
• Monitoraggio di ferie, permessi e ore lavorative.
• Gestione dell’onboarding dei nuovi collaboratori.

Cosa chiediamo

Attitudine

• Esperienza pregressa in ruoli di office management, segreteria organizzativa o amministrazione.
• Ottime capacità organizzative, precisione e attenzione ai dettagli.
• Spirito pratico, autonomia e capacità di problem solving.
• Proattività e attitudine collaborativa in un contesto dinamico e multidisciplinare.
• Disponibilità a lavorare in presenza nel nostro ufficio in Via Tonale 22, Milano.

Software richiesti

• Google Workspace (Sheets, Gmail, Drive, Calendar, Chat, Meet)
• Fatture in Cloud per la contabilità ordinaria.
• Home Banking (Fineco e Qonto) per operazioni bancarie e riconciliazione.
• Lingue richieste

Lingue richieste

• Italiano.
• Inglese a livello B1, per comunicazioni amministrative.
• Eventuali altre lingue sono un nice to have.

Cosa offriamo

• Un ambiente di lavoro stimolante, creativo, amichevole e informale con un team multidisciplinare di circa venti persone.
• Una struttura amministrativa snella, con processi già ben rodati e ottimizzati.
• Un contratto a tempo determinato, con possibilità di trasformazione a tempo indeterminato.
• Un impegno di 30 o 40 ore settimanali (da concordare in base alla tue disponibilità).
• Il pranzo, con possibilità di consumarlo in studio insieme al resto del team.
• Una RAL a partire da 24.000 € (per 40 ore settimanali) basata sulla tua esperienza lavorativa.

Chi Siamo

Giga Design Studio è uno studio creativo con sede a Milano.

Dal 2017 sviluppa identità visive, piattaforme digitali ed esperienze interattive, offrendo servizi che spaziano dalla direzione creativa al branding, alla UX/UI, al motion design, allo sviluppo di siti web e app, fino a esperienze in realtà aumentata e ambienti Unity.

Giga collabora con clienti internazionali in vari settori, in particolare moda, arte, design e cultura. Lo studio dedica una parte significativa del proprio tempo alla ricerca indipendente, esplorando estetiche computazionali, ambienti interattivi e media emergenti, fungendo da pipeline di ricerca e sviluppo per la produzione commerciale e istituzionale.

Con un team di circa venti persone, Giga Design Studio è un ambiente giovane e stimolante, ideale per persone che con la loro proattività possano contribuire alla gestione e alla crescita operativa dello studio.