Office Manager - Categorie Protette Lg. 68/99

Nexta Capital Partners è un Gruppo attivo nel settore delle energie rinnovabili e delle infrastrutture con uffici a Milano e Londra. In particolare, la società sviluppa, finanzia, costruisce ed esercisce assets nel settore power & gas e, ad oggi, detiene un portafoglio proprietario diversificato di progetti in Italia e Sud Europa nel settore fotovoltaico, eolico, battery storage e biometano per una potenza complessiva di oltre 3,5 GW.

La controllata Nexta Project Development S.R.L., con sede a Milano in Piazza Gae Aulenti, 1 è la piattaforma responsabile per lo sviluppo, il permitting e l’execution dei progetti della pipeline.

L’Office Manager avrà un ruolo fondamentale nel garantire il corretto funzionamento dell’ufficio, supportare le risorse umane, gestire le forniture e organizzare gli eventi.

La ricerca è rivolta ai candidati appartenenti alle Categorie Protette ai sensi della Lg. 68/99.

Responsabilità principali:

1 Gestione operativa dell’ufficio (reception, forniture, spazi, manutenzione, pulizia):

• Reception e accoglienza, garantendo che tutti i visitatori siano accolti e assistiti quando necessario.
• Garantire il corretto funzionamento quotidiano dell'ufficio, coordinandosi con i fornitori appropriati per manutenzione e riparazioni.
• Gestione della documentazione e archiviazione (corrispondenza in arrivo)
• Collaborare con l’unità People & Culture per le disposizioni degli uffici e i piani delle postazioni.
• Supportare l’organizzazione di eventi aziendali ricorrenti (es. lunch meeting) e attività di team building.
• Supervisionare i servizi di pulizia e lavorare con i fornitori delle strutture per garantire che vengano rispettati gli standard di accessibilità in tutto l'ufficio.
• Supportare l’Executive Assistant nella gestione del budget operativo dell'ufficio, inclusa la tracciabilità, il monitoraggio e il reporting delle spese relative a forniture, attrezzature e servizi.

2 Gestione delle forniture:

• Monitorare e mantenere gli inventari delle forniture d'ufficio, assicurando livelli di stock adeguati.
• Supportare l’Executive Assistant nella gestione dei contratti e nella costruzione di relazioni con i fornitori.

3 Collaborazione con unità People e IT:

• Collaborare con le unità People & Culture e IT & Digital nel processo di onboarding e offboarding, assicurandosi che i nuovi assunti abbiano una postazione, l'attrezzatura necessaria e i badge di accesso. Effettuare l’ordine mensile dei buoni pasto.
• Monitorare il rispetto delle policy d'ufficio e garantire la conformità alle linee guida aziendali, inclusi gli standard di accessibilità.
• Rispondere alle domande dei dipendenti relative al funzionamento e all’operatività dell’ufficio e assicurarsi che eventuali problematiche legate all'accessibilità siano affrontate tempestivamente.

4 Coordinamento tecnologico:

• Coordinarsi con l’unità IT & Digital per garantire che le attrezzature d'ufficio, come stampanti e fotocopiatrici, siano ben mantenute e accessibili a tutti i dipendenti.
• Collaborare con l’unità IT & Digital per gestire la configurazione tecnologica dell’ufficio, assicurando che tutti i dipendenti abbiano gli strumenti necessari (es. laptop, software…).
• Fornire supporto di base per la risoluzione dei problemi IT quando necessario.

5 Supporto alla Senior Leadership:

• Supportare l’Executive Assistant nel fornire assistenza amministrativa ai key executives quando richiesto, inclusa la gestione di calendari, il coordinamento di riunioni e la preparazione di documenti.

Requisiti:

• Esperienza di almeno 2 anni in ruoli simili.
• Ottime capacità organizzative e attenzione ai dettagli.
• Capacità di collaborare con team interfunzionali e gestire diverse priorità.
• Familiarità con le tecnologie d'ufficio di base (es. Microsoft 365).
• Esperienza in gestione delle strutture, coordinamento di eventi o gestione del budget sarà considerata un plus.
• Buona conoscenza della lingua inglese.

Cosa Offriamo:

• Inserimento in una realtà dinamica e in forte crescita nel settore energy & renewables.
• Contratto e inquadramento commisurati all’esperienza.
• Formazione continua e accesso a programmi di sviluppo.
• Ambiente di lavoro stimolante, innovativo e internazionale.
• Cultura aziendale inclusiva e collaborativa, basata sul rispetto, sulla diversità e sulla valorizzazione delle persone.
• Pacchetto di welfare aziendale.