Lobby Ambassador - part-time 25h

RECEPTIONIST/FRONT OFFICE
Primary Responsibilities:
We are seeking a dedicated professional to deliver exceptional front-of-house and reception services directly to our clients. This role requires strong interpersonal skills and a commitment to providing outstanding customer service in a dynamic office environment.
Key Duties:
Reception and Customer Service:

• Deliver comprehensive reception services with professionalism, dedication, and courtesy at all times
• Manage and respond promptly to client and customer requirements, ensuring exceptional support standards
• Proactively anticipate, welcome, and announce visitor arrivals with a warm, professional approach
• Oversee visitor access card management and registration processes
• Handle all telephone inquiries (both internal and external) with efficiency and professionalism
  

Communication and Administrative Support:

• Distribute calls throughout the building, take accurate messages when required, and promptly email relevant team members
• Process courier deliveries, postal services, and collections systematically
• Maintain reception areas in pristine condition, creating a welcoming environment
• Monitor and respond to emails in a timely manner
• Coordinate taxi bookings in accordance with client policies and procedures
  

Operational Excellence:

• Ensure all activities comply with Health and Safety policies and procedures
• Manage client requests through established ticketing systems
• Provide event support as required
• Handle package and correspondence distribution efficiently
• Oversee receipt, processing, registration, and storage of office supplies
• Manage office supplies inventory and warehouse operations
• Coordinate meeting room bookings and scheduling
  

Additional Responsibilities:

• In exceptional circumstances, provide support with ad hoc duties as required by the client
  

Working Hours: Part-time position - 25 hours per week (alternating shifts: 9:00-14:00 / 13:00-18:00 throughout the week)
We Welcome Applications From: All qualified candidates regardless of background, identity, or experience level who can demonstrate the skills and enthusiasm required for this role.
ADDETTO/A RECEPTION E FRONT OFFICE
Descrizione del Ruolo:
Responsabilità Principali:
Cerchiamo un/una professionista dedicato/a per fornire servizi eccezionali di front-office e reception direttamente ai nostri clienti. Questo ruolo richiede forti competenze interpersonali e un impegno nel fornire un servizio clienti eccellente in un ambiente d’ufficio dinamico.
Compiti Principali:
Reception e Servizio Clienti:

• Fornire servizi di reception completi con professionalità, dedizione e cortesia in ogni momento
• Gestire e rispondere prontamente alle richieste di clienti e utenti, garantendo standard di supporto eccezionali
• Anticipare proattivamente, accogliere e annunciare l’arrivo dei visitatori con approccio caloroso e professionale
• Supervisionare la gestione delle tessere di accesso visitatori e i processi di registrazione
• Gestire tutte le richieste telefoniche (sia interne che esterne) con efficienza e professionalità
  

Comunicazione e Supporto Amministrativo:

• Distribuire le chiamate nell’edificio, prendere messaggi accurati quando necessario e inviare tempestivamente email ai membri del team pertinenti
• Elaborare sistematicamente le consegne di corrieri, servizi postali e ritiri
• Mantenere le aree reception in condizioni impeccabili, creando un ambiente accogliente
• Monitorare e rispondere alle email in modo tempestivo
• Coordinare le prenotazioni taxi in conformità con le politiche e procedure del cliente
  

Eccellenza Operativa:

• Garantire che tutte le attività rispettino le politiche e procedure di Salute e Sicurezza
• Gestire le richieste dei clienti attraverso i sistemi di ticketing stabiliti
• Fornire supporto per eventi quando richiesto
• Gestire efficientemente la distribuzione di pacchi e corrispondenza
• Supervisionare ricevimento, elaborazione, registrazione e stoccaggio delle forniture d’ufficio
• Gestire l’inventario delle forniture d’ufficio e le operazioni di magazzino
• Coordinare prenotazioni e programmazione delle sale riunioni
  

Responsabilità Aggiuntive:

• In circostanze eccezionali, fornire supporto con compiti ad hoc come richiesto dal cliente
  

Orario di Lavoro: Posizione part-time - 25 ore settimanali (turni alternati: 9:00-14:00 / 13:00-18:00 nell’arco della settimana)
Accogliamo Candidature Da: Tutti i candidati qualificati indipendentemente da background, identità o livello di esperienza che possano dimostrare le competenze e l’entusiasmo richiesti per questo ruolo.