Impiegato/a Segreteria Affari Generali e Facility

Adecco Italia S.p.A., filiale di Alessandria, ricerca per importante azienda cliente operante nel settore alimentare, situata a Casale Monferrato (AL), la figura di Impiegato/a Segreteria Affari Generali e FacilitySe desidera conoscere i requisiti per questo ruolo, continui a leggere per trovare tutte le informazioni pertinenti.Area di appartenenza: Area AmministrativaRiporto gerarchico: Direzione AmministrativaScopo della posizioneGarantire il corretto funzionamento dei servizi generali aziendali, fornendo supporto organizzativo, amministrativo e operativo alle diverse funzioni aziendali, coordinando le attività di segreteria, la gestione degli spazi, dei fornitori e dei servizi di facility management.Principali responsabilitàAmministrazione, Segreteria e supporto organizzativoSupporto attività centralino, posta elettronica aziendale e corrispondenza.Organizzare appuntamenti, riunioni.Predisporre verbali, report e presentazioni.Gestire l'archiviazione fisica e digitale della documentazione aziendale.Supportare la Direzione nelle attività amministrative e organizzative.Gestione affari generaliCoordinare i servizi aziendali (pulizie, vigilanza, distributori automatici, mensa, spogliatoi).Gestire contratti con fornitori di servizi e relative scadenze.Predisporre e/o verificare bozze contrattuali di forniture di serviziFacility ManagementCoordinare interventi manutentivi degli spazi comuni.Verificare l'esecuzione delle attività manutentive da parte dei fornitori.Aggiornare scadenziari relativi a verifiche periodiche e manutenzioni obbligatorie.Supportare la direzione aziendale nella gestione documentale degli immobili e degli impianti.Area Risorse UmaneMonitoraggio obblighi formativi (sicurezza, HACCP, ecc.).Organizzazione corsi, aggiornamento piani formativi, gestione rapporti con enti.Gestione fondi interprofessionali (Fondimpresa, Fondirigenti, ecc.).Collaborazione con APL per contrattiSupporto a Sicurezza e AmbienteGestire e archiviare documentazione relativa a sicurezza e manutenzioni.Monitorare scadenze formative, visite ispettive e verifiche obbligatorie.Supportare audit interni ed esterni.Collaborare con Responsabile Amministrativa, RSPP, HR e per la gestione documentale.Attività operativeGestione posta e corrieri, supporto reception.Inserimento richieste manutentive.Supporto organizzativo agli uffici.Verifica stato avanzamento interventi manutentivi.Aggiornamento scadenziari.Verifica fatture fornitori servizi generali.Reportistica costi servizi e manutenzioni.Aggiornamento archivio contratti e certificazioni.Competenze tecniche richiesteBuona conoscenza del pacchetto Microsoft Office.Utilizzo di gestionali aziendali ERP.Conoscenza della gestione documentale.Capacità di gestione fornitori e servizi generali.Conoscenza base delle normative sulla sicurezza sul lavoro.Capacità di gestione scadenze e archivi.Competenze trasversaliPrecisione e affidabilità.Riservatezza.Capacità organizzativa.Problem solving.Flessibilità operativa.Orientamento al servizio.Capacità relazionali.Autonomia e responsabilitàLa figura opera con autonomia operativa nella gestione delle attività di segreteria e affari generali, nel rispetto delle procedure aziendali e delle indicazioni del proprio responsabile.Il Quinto Livello (5° Livello) del CCNL Ortofrutticoli e Agrumari€ 1.653,71 lordi al meseSi offre assunzione diretta in azienda. xdwybme Tempo indeterminato.