HR Payroll & Administration Specialist

Noi di Kids&Us siamo la scintilla che accende nelle nuove generazioni il desiderio di scoprire il mondo attraverso i propri sensi. Ci impegniamo quotidianamente con passione a cambiare il panorama dell'istruzione della lingua inglese, costruendo un mondo pieno di esperienze educative d’impatto.

In Italia siamo già presenti con oltre 100 scuole attive e guardiamo al futuro con un ambizioso piano di nuove aperture nei prossimi 3 anni, per offrire a sempre più bambini un’esperienza educativa di qualità.

Per la nostra sede centrale di Milano stiamo cercando una nuova risorsa da inserire come HR Payroll & Administration Specialist.

Attività

• Gestione completa delle lettere di assunzione, proroga e trasformazione contrattuale, in coordinamento con il consulente del lavoro;
• Amministrazione della documentazione relativa a trasferimenti, aspettative, maternità/paternità e rientri post malattia;
• Raccolta e aggiornamento delle comunicazioni obbligatorie (UNILAV) e delle anagrafiche dipendenti, garantendo la conformità normativa;
• Redazione e monitoraggio di lettere di dimissioni e licenziamenti, collaborando con il partner esterno e assicurando il rispetto delle scadenze e degli adempimenti correlati;
• Controllo periodico dei giustificativi di assenza (certificati medici, richieste ferie/permessi) e aggiornamento del gestionale presenze (Zucchetti);
• Supervisione della riconciliazione mensile delle presenze per la corretta trasmissione dati allo studio paghe;
• Raccolta e invio mensile delle variazioni anagrafiche e retributive necessarie all’elaborazione dei cedolini, interfacciandosi con il consulente del lavoro;
• Controllo preliminare dei prospetti paga ricevuti, con analisi puntuale e segnalazione di eventuali discrepanze o anomalie;
• Assistenza di primo livello per richieste relative a contratti, buste paga, presenze e adempimenti amministrativi;
• Predisposizione e rilascio di documentazione su richiesta (certificati di lavoro, documentazione per banche, enti previdenziali, ecc.);
• Raccolta e condivisione di esigenze operative o criticità da trasmettere alle funzioni HR di riferimento, con spirito propositivo e orientamento alla soluzione;
• Gestione e aggiornamento quotidiano dell’archivio documentale digitale;
• Predisposizione di report e analisi HR su anagrafica, costi del personale, turnover, assenteismo e straordinari, a supporto delle decisioni del management;
• Partecipazione attiva a progetti di miglioramento dei processi amministrativi e implementazione HRIS;
• Pianificazione e organizzazione dei corsi obbligatori (es. sicurezza sul lavoro, corso preposti, antincendio, ecc.), in collaborazione con enti formativi;
• Monitoraggio delle scadenze formative e aggiornamento del registro formazione;
• Verifica, archiviazione e gestione degli attestati di partecipazione ai corsi;

Profilo

• Laurea in discipline economiche, giuridiche o umanistiche (preferibilmente con indirizzo HR o diritto del lavoro);
• 3–4 anni di esperienza in ambito HR Payroll e Amministrazione del Personale, maturata in azienda o in studi di consulenza;
• Conoscenza solida della normativa del lavoro e degli adempimenti amministrativi;
• Ottima padronanza del pacchetto Office, in particolare Excel, e familiarità con gestionali HR (preferibilmente Zucchetti);
• Buona conoscenza della lingua inglese;
• Precisione, affidabilità e forte orientamento al problem solving;
• Proattività, spirito di iniziativa e capacità di anticipare bisogni e priorità;
• Eccellenti doti organizzative e relazionali, unite a una naturale inclinazione alla collaborazione e al supporto dei colleghi;

Cosa offriamo

• Contratto a tempo indeterminato, con inquadramento e RAL commisurati all’esperienza;
• Smart working 3 giorni a settimana e orario flessibile (dal lunedì al giovedì entrata tra le 8.00-9.30 e uscita tra le , venerdì entrata tra le 9.00-9.30 e uscita alle 15.00);
• Corsi di lingua gratuiti per migliorare il proprio livello;
• Sconto del 50% sui corsi Kids&Us e altri benefit dedicati;
• Ambiente giovane, dinamico e in continua crescita, con progetti sfidanti e la possibilità di assumere progressivamente maggior autonomia e responsabilità;
• Un percorso di crescita strutturato che permette di diventare un punto di riferimento per l’area HR e di contribuire in modo attivo alle decisioni strategiche aziendali, anche in dialogo con l’Headquarter internazionale;

Sei la persona perfetta per Kids&Us se... sei una persona intrepida, curiosa e avventurosa, con un grande senso di impegno e passione per il tuo lavoro. Sei pronto/a? Ti stiamo aspettando!

Kids&Us sostiene la diversità e si impegna ad attrarre candidati qualificati che a loro volta abbracciano e apprezzano la diversità e l’inclusione. Kids&Us è un datore di lavoro che rispetta le pari opportunità. Non accettiamo discriminazioni o persecuzioni di nessun tipo. Sosteniamo l’unicità in ognuno e incoraggiamo ogni individuo a essere sé stesso.