Group IT Governance Specialist

Chi è EXA

EXA Group è un leader internazionale nel general contracting, con una solida esperienza nella costruzione, ristrutturazione e fit-out nei settori del retail di lusso, residenziale e dell’hospitality.

Il nostro team multinazionale, diversificato e inclusivo, è guidato da un approccio comune basato su flessibilità, resilienza, grande capacità organizzativa e un livello artigianale di attenzione al dettaglio.

La posizione

Il/La Group IT Governance Specialist risponderà al Group IT and Digital Innovation Director e supporterà la progettazione, l’implementazione e il miglioramento continuo del modello operativo IT del Gruppo. Il ruolo prevede inoltre la supervisione dei processi di gestione del budget e dei fornitori a livello di Gruppo.

Principali responsabilità

• Supportare la reingegnerizzazione dei processi IT (es. Project Portfolio Management, Incident Management, Service Request Management, ecc.).
• Agire come Product Owner interno della piattaforma ITSM, fornendo linee guida sulle best practice e sulla standardizzazione nell’implementazione e utilizzo dei processi IT all’interno dello strumento.
• Collaborare alla definizione di policy, processi, standard e linee guida basati su framework di best practice, rivedendo gli approcci attuali e proponendo miglioramenti.
• Supportare il Group IT and Digital Innovation Director nello sviluppo, presentazione e gestione del budget del dipartimento.
• Gestire tutte le attività operative legate a IT Financial e Vendor Management.
• Agire come principale punto di contatto tra il Dipartimento IT e il team Finance (AFC – Amministrazione, Finanza e Controllo) per tutte le questioni finanziarie: budgeting, forecasting, consuntivi, rendicontazione finanziaria e contabilità dei costi IT.
• Monitorare, tracciare e riportare le spese IT per garantire l’aderenza al budget e attuare eventuali azioni correttive.
• Preparare report finanziari e analitici, fogli di calcolo e grafici nei tempi stabiliti.
• Supportare il Group IT and Digital Innovation Director nella negoziazione e redazione di contratti/accordi con fornitori e partner.
• Agire come punto di riferimento all’interno del Dipartimento IT per tutte le attività legate ai fornitori, in collaborazione con Procurement, Finance e Legal (contratti, ordini di acquisto, negoziazioni, selezione fornitori/servizi, monitoraggio performance, compliance, approvazione fatture e pagamenti).
• Supportare il processo di approvazione delle fatture di fornitori e partner.

Requisiti

• Almeno 2 anni di esperienza in un ruolo analogo nell’ambito della Governance IT.
• Laurea in Ingegneria Gestionale, Economia, discipline STEM o area IT.
• Conoscenza solida di standard e framework IT (es. ITIL, COBIT), con esperienza comprovata nell’analisi e sintesi di problematiche complesse in ambito finanziario e vendor management.
• Familiarità con i processi di IT Management e utilizzo pratico di almeno una piattaforma ITSM (es. Atlassian, ServiceNow).
• Ottima padronanza degli strumenti Microsoft, in particolare Excel (formule avanzate, tabelle pivot, grafici) e PowerPoint.
• Spiccate capacità analitiche e di problem solving.
• Proattività, autonomia, creatività e determinazione.
• Attitudine collaborativa e resilienza.
• Eccellenti capacità esecutive, attenzione al dettaglio e senso di urgenza.
• Ottime competenze di comunicazione scritta e orale, con capacità di analizzare contratti e report e sviluppare sistemi di reporting.
• Lingue richieste: Italiano (madrelingua), Inglese (ottima padronanza scritta e parlata); il Francese costituisce un plus.

Sede e trasferte

La posizione è basata a Milano.

È richiesta flessibilità e disponibilità a trasferte occasionali.

Offerta

Si offre contratto di lavoro a tempo indeterminato, con un pacchetto retributivo da definire in base alle competenze ed esperienze del/della candidato/a.

EXA MP è un datore di lavoro che promuove la diversità, l’inclusione e un ambiente di lavoro libero da discriminazioni e molestie. Valorizziamo la diversità e offriamo pari opportunità a tutti i candidati e dipendenti. Crediamo che i migliori risultati si ottengano quando il nostro team riflette la varietà delle comunità in cui operano i nostri clienti. Apprezziamo le competenze, le conoscenze e le esperienze che la diversità porta alla nostra cultura e alle nostre soluzioni.

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About EXA

EXA Group is an international leader in general contracting, with an outstanding experience in construction, renovation and fit-out in the luxury retail, residential and hospitality sectors.

Our diverse and inclusive multi-national team is driven by a common work ethic of mindsets and skillsets oriented towards flexibility, resilience, a high degree of organisation, and a craftsmanship level of attention to detail.

About the role

The Group IT Governance Specialist will report to the Group IT and Digital Innovation Director and will support the design, implementation, and continuous improvement of the Group IT Operating Model. This role also includes overseeing budget and vendor management processes at the Group level.

Key responsibilities include:

• Supporting the re-engineering of IT processes (e.g., Project Portfolio Management, Incident Management, Service Request Management, etc.).
• Acting as the internal Product Owner of the ITSM platform, providing guidance on best practices and standardization in the implementation and use of IT processes within the tool.
• Assisting in the definition of policies, processes, standards, and guidelines using best practice frameworks, while reviewing current approaches and suggesting improvements.
• Supporting the Group IT and Digital Innovation Director in developing, submitting, and administering the department's budget.
• Managing all operational tasks related to IT Financial and Vendor Management.
• Acting as the primary point of contact between the IT Department and the Finance Team (AFC – Administration, Finance and Controlling) on financial matters, including budgeting, forecasting, actuals, financial reporting, and IT cost accounting.
• Tracking, monitoring, and reporting IT expenditures to ensure adherence to the budget and pursuing corrective actions as needed.
• Preparing financial and analytical reports, spreadsheets, and charts within defined deadlines.
• Assisting the Group IT and Digital Innovation Director in negotiating and drafting contracts/agreements with vendors and suppliers.
• Acting as the main point of contact within the IT Department for all vendor-related matters in collaboration with Procurement, Finance, and Legal (e.g., contracts, purchase orders, negotiations, vendor/service selection, performance monitoring, compliance, invoice approvals, and payments).
• Supporting the approval process of vendor and supplier invoices.

Qualifications

• At least 2 years of experience in a similar role within an IT Governance function.
• A university degree in Management Engineering, Economics, STEM, IT-related.
• Solid knowledge of IT standards and frameworks (e.g., ITIL, COBIT), with proven experience in analyzing and synthesizing complex financial and vendor-related issues.
• Familiarity with IT Management processes and hands-on experience with at least one ITSM platform (e.g., Atlassian, ServiceNow).
• Proficiency in Microsoft tools, especially Excel (advanced formulas, pivot tables, charts), and PowerPoint.
• Strong problem-solving and analytical skills.
• A self-starter with autonomy, creativity, and tenacity.
• A collaborative and resilient team player.
• Strong execution skills, attention to detail, and a sense of urgency.
• Excellent written and verbal communication skills, including the ability to analyse contracts and reports and develop reporting systems.
• Languages required: Italian (mother tongue), English (professional proficiency both written and spoken), French is a plus.

Location and travel requirements

This position is based in Milan, Italy.

The candidate should be flexible and able to accommodate occasional travel.

Offer

We offer a permanent employment contract, with a compensation package to be determined based on the candidate's knowledge and experience.

EXA MP is an employer committed to ensuring diversity, inclusion, and a workplace free from discrimination and harassment. We value a diverse and inclusive workforce, providing equal opportunities to all candidates and employees. The Group believes that to achieve the best results, the staff should reflect the various communities in which our clients operate. We appreciate the skills, knowledge, and experience that diversity brings to our culture and our solutions.