Facilities Administration Assistant

Situata tra Pisa, Firenze e Siena, Castelfalfi è una tenuta immersa nel verde, dove un borgo medievale incontra l’ospitalità di lusso contemporaneo.

Il progetto di Castelfalfi si esprime attraverso tre anime connesse tra loro e integrate nel paesaggio e nella cultura del territorio: l’hotellerie d’eccellenza, l’agricoltura biologica e lo sviluppo immobiliare. Al centro di tutto c’è un'attenzione autentica per le persone, per gli spazi e per la storia del luogo, che rende Castelfalfi una comunità viva e accogliente.

Certificata Great Place to Work ®, Castelfalfi conferma ogni giorno la propria attenzione al benessere delle persone, creando un ambiente in cui autenticità, eccellenza e cura reciproca convivono in armonia.

Se desideri far parte del nostro team, stiamo cercando un/a Facilities Administration Assistant.

Profilo

La risorsa supporterà il team nella gestione amministrativa, documentale e operativa delle attività del reparto, contribuendo al corretto funzionamento dei processi legati a manutenzioni, proprietà, fornitori, contratti e servizi tecnici. Il ruolo richiede precisione, capacità organizzativa e la predisposizione a collaborare con interlocutori diversi, sia interni che esterni all'organizzazione.

Principali compiti e responsabilità

• Gestire le pratiche amministrative relative agli ordini di acquisto, incluse RDA, CAPEX e documentazione correlata.
• Supportare il team Facilities nelle attività amministrative connesse ad acquisti, manutenzioni, forniture e interventi operativi.
• Collaborare con il dipartimento Purchasing per il corretto avanzamento dei processi di approvvigionamento.
• Gestire le comunicazioni con fornitori e partner esterni coinvolti nelle attività di manutenzione e servizi tecnici.
• Monitorare contratti di manutenzione e landscape, assicurandone il corretto aggiornamento, rinnovo e iter autorizzativo.
• Supportare la gestione amministrativa dei contratti relativi alle proprietà e ai servizi tecnici.
• Verificare e aggiornare la documentazione tecnica e amministrativa del dipartimento.
• Controllare e registrare bolle di consegna e altra documentazione correlata alle forniture.
• Collaborare con l'area Amministrazione per la gestione della fatturazione passiva e dei riaddebiti verso proprietari.
• Supportare la predisposizione di preventivi per interventi extra e il monitoraggio delle relative attività.
• Gestire la documentazione relativa alle utenze e ai servizi tecnici, inclusi gas, acqua e acqua d'uso.
• Coordinare la gestione dei libretti d'impianto e la pianificazione delle verifiche obbligatorie (F-Gas, pompe di calore, caldaie).
• Supportare la gestione operativa dei servizi di raccolta rifiuti in coordinamento con i fornitori incaricati.
• Predisporre report periodici, aggiornare database e monitorare le principali scadenze del dipartimento.
• Fornire supporto nella gestione delle richieste provenienti da proprietari, Rentals e altri stakeholder interni.

Competenze richieste

• Esperienza pregressa in ruoli amministrativi, back office o di supporto operativo.
• Buona conoscenza dei processi amministrativi e documentali.
• Familiarità con la gestione di ordini di acquisto, contratti e fornitori.
• Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel e Outlook.
• Capacità di monitorare attività multiple e gestire scadenze contemporanee.
• Buona conoscenza della lingua inglese.
• Familiarità con software gestionali e sistemi di ticketing costituisce un plus.
• La conoscenza di AutoCAD rappresenta un requisito preferenziale ma non indispensabile.
• Precisione e attenzione ai dettagli.
• Spiccate capacità organizzative e di pianificazione.
• Affidabilità e riservatezza nella gestione delle informazioni.
• Ottime capacità relazionali e comunicative.
• Capacità di lavorare in contesti dinamici e in continua evoluzione.
• Approccio proattivo alla risoluzione dei problemi.

Condizioni contrattuali

• Contratto CCNL Turismo – Full Time.
• Retribuzione annua lorda a partire da 23.000,00€.

Benefit e vantaggi

• Accesso alla mensa aziendale anche nei giorni di riposo.
• Accesso a eventi riservati al personale Castelfalfi.
• Esperienze formative mirate, in base alle esigenze del ruolo e del team.
• Agevolazioni su ristorazione, benessere e attività sportive all’interno del resort e della tenuta.
• Soluzioni di housing allowance riconosciute, ove previsto, al personale proveniente da fuori zona.

Dotazioni fornite

• Dotazioni professionali adeguate alle esigenze del ruolo svolto.

Sede di lavoro: Castelfalfi (FI)

È richiesto il possesso del diritto legale di lavorare in Italia.

La presente selezione è rivolta a candidati di entrambi i sessi, ai sensi del D.Lgs. 198/2006 e della normativa vigente in materia di pari opportunità, nonché a persone di ogni età e nazionalità, nel rispetto delle disposizioni di legge.

Le candidature dovranno essere trasmesse a , corredate da autorizzazione al trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018.