Facilities Administration Assistant - Part Time

Situata tra Pisa, Firenze e Siena, Castelfalfi è una tenuta immersa nel verde, dove un borgo medievale incontra l’ospitalità di lusso contemporaneo.
Il progetto di Castelfalfi si esprime attraverso tre anime connesse tra loro e integrate nel paesaggio e nella cultura del territorio: l’hotellerie d’eccellenza, l’agricoltura biologica e lo sviluppo immobiliare. Al centro di tutto c’è un'attenzione autentica per le persone, per gli spazi e per la storia del luogo, che rende Castelfalfi una comunità viva e accogliente.
Se desideri far parte del nostro team, stiamo cercando un/a Facilities Administration Assistant.
La risorsa supporterà il team nella gestione amministrativa, documentale e operativa delle attività del reparto, contribuendo al corretto funzionamento dei processi legati a manutenzioni, proprietà, fornitori, contratti e servizi tecnici. Gestire le pratiche amministrative relative agli ordini di acquisto, incluse RDA, CAPEX e documentazione correlata.
Supportare il team Facilities nelle attività amministrative connesse ad acquisti, manutenzioni, forniture e interventi operativi.
Gestire le comunicazioni con fornitori e partner esterni coinvolti nelle attività di manutenzione e servizi tecnici.
Monitorare contratti di manutenzione e landscape, assicurandone il corretto aggiornamento, rinnovo e iter autorizzativo.
Supportare la gestione amministrativa dei contratti relativi alle proprietà e ai servizi tecnici.
Verificare e aggiornare la documentazione tecnica e amministrativa del dipartimento.
Controllare e registrare bolle di consegna e altra documentazione correlata alle forniture.
Collaborare con l'area Amministrazione per la gestione della fatturazione passiva e dei riaddebiti verso proprietari.
Gestire la documentazione relativa alle utenze e ai servizi tecnici, inclusi gas, acqua e acqua d'uso.
Coordinare la gestione dei libretti d'impianto e la pianificazione delle verifiche obbligatorie (F-Gas, pompe di calore, caldaie).
Supportare la gestione operativa dei servizi di raccolta rifiuti in coordinamento con i fornitori incaricati.
Predisporre report periodici, aggiornare database e monitorare le principali scadenze del dipartimento.
Fornire supporto nella gestione delle richieste provenienti da proprietari, Rentals e altri stakeholder interni.

Esperienza pregressa in ruoli amministrativi, back office o di supporto operativo.
Buona conoscenza dei processi amministrativi e documentali.
Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel e Outlook.
Buona conoscenza della lingua inglese.
Familiarità con software gestionali e sistemi di ticketing costituisce un plus.
La conoscenza di AutoCAD rappresenta un requisito preferenziale ma non indispensabile.
Contratto CCNL Turismo – Full Time
Accesso alla mensa aziendale anche nei giorni di riposo
Soluzioni di housing allowance riconosciute, ove previsto, al personale proveniente da fuori zona

È richiesto il possesso del diritto legale di lavorare in Italia.
La presente selezione è rivolta a candidati di entrambi i sessi, ai sensi del D.