Executive Office Manager (m/w/d)

Für unseren Kunden suchen wir eine erfahrene und strukturierte Persönlichkeit als Executive Office Manager (m/w/d), die das Executive Office als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Gesellschaftsorganen, Unternehmensbereichen und externen institutionellen Ansprechpartnern mitgestaltet.

Dabei geht es ausdrücklich um mehr als klassische Assistenz: Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Koordination, organisatorischen Steuerung, Unterstützung von Entscheidungsprozessen und institutionellen Kommunikation und arbeiten eng mit unserem Generaldirektor und den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen.

Il suo CV è pronto? Se sì, e se è convinto/a che questo sia il ruolo giusto per lei, si candidi il prima possibile.

Ihre Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsführung

• Planung und Koordination der Agenda des Generaldirektors mit Blick auf strategische Prioritäten
• Organisation von Meetings, Sitzungen, institutionellen Terminen und Geschäftsreisen
• Steuerung der internen und externen Kommunikation, einschließlich institutioneller Korrespondenz und PEC
• Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Berichten, Schreiben und Informationsunterlagen
• Koordination und Nachverfolgung von Anfragen, Aufgaben und Fristen der Geschäftsführung
• Sicherstellung des Follow-ups von Entscheidungen der Geschäftsführung und der Gesellschaftsorgane

Koordination von Governance & Gesellschaftsorganen

• Organisation und Koordination von Verwaltungsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen
• Koordination des Management Committee sowie weiterer interner Komitees
• Verwaltung der entsprechenden Dokumentations- und Genehmigungsprozesse
• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Aufbewahrung, Archivierung und Nachverfolgung offizieller Unternehmensdokumente

Dokumentenmanagement & Organisation

• Verantwortung für zentrale Unternehmensregister und Dokumentationsprozesse
• Pflege und Weiterentwicklung des physischen und digitalen Unternehmensarchivs
• Koordination administrativer und organisatorischer Aufgaben im Auftrag der Geschäftsführung
• Unterstützung bei Prozessen rund um Business Continuity und die entsprechende Dokumentation

Institutionelle Kommunikation

• Unterstützung bei der institutionellen Kommunikation in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung
• Mitwirkung bei Pressemitteilungen, Informationsschreiben, Präsentationen und Kommunikationsmaterialien
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Treffen mit Investoren, Behörden, öffentlichen Einrichtungen, Verbänden und Geschäftspartnern
• Beobachtung und Aufbereitung strategisch relevanter Entwicklungen
• Sicherstellung eines professionellen und konsistenten Außenauftritts in Zusammenarbeit mit Sales & Marketing

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Studium, idealerweise in Wirtschaftswissenschaften, Rechtswissenschaften, Sprachwissenschaften oder einem vergleichbaren Bereich
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie ein sehr gutes Gespür für Prioritäten und Fristen
• Hervorragende Kommunikations- und Sozialkompetenzen
• Strukturierte, präzise, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise
• Selbstständigkeit sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein xjncmbx
• Sehr gute Fähigkeiten in der Erstellung und Überarbeitung professioneller Dokumente und Geschäftskorrespondenz
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen
• Sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse; gute Englischkenntnisse von Vorteil
• Professionelles, kooperatives und lösungsorientiertes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern

Was das Unternehmen bietet

• Eine zentrale und bereichsübergreifende Position in engem Austausch mit der Geschäftsführung
• Die Möglichkeit, Entscheidungs-, Organisations- und Governance-Prozesse des Unternehmens aus nächster Nähe kennenzulernen und aktiv mitzugestalten
• Ein dynamisches, professionelles und kollegiales Arbeitsumfeld
• Eine verantwortungsvolle Position mit hoher Sichtbarkeit und vielfältigen Schnittstellen im Unternehmen
• Einstufung in die 1. oder 2. Ebene des CCNL Commercio e Terziario
• Eine attraktive Vergütung, die sich an der Erfahrung und den Kompetenzen der ausgewählten Person orientiert