Executive Office Assistant

Il Gruppo Industriale Undo, fondato nel 2007, nasce nel settore della green economy per focalizzarsi poi nella costruzione di impianti per la produzione di energia da fonte rinnovabile.

Nell’energia, oggi, il core business è costruire, acquistare e gestire impianti di produzione di energia rinnovabile in tutto il Paese, ad oggi ne conta 55.

Il Gruppo a partire dal 2019 fa parte del programma Elite di Borsa Italiana, come azienda vetrina di eccellenza nel Paese.

Informazioni sul ruolo

All'interno di un contesto di forte crescita e sviluppo, siamo alla ricerca di un profilo di Executive Assistant da inserire all'interno del nostro gruppo. La figura di Assistente Esecutivo/a & Office Manager fornirà supporto completo al CEO e ricoprirà un ruolo chiave nel garantire il regolare svolgimento delle attività quotidiane dell’ufficio di Roma (Via XX Settembre n. 1); Questo ruolo combina l’assistenza esecutiva di alto livello con responsabilità di gestione dell’ufficio e della reception. È ideale per una persona proattiva, attenta ai dettagli e flessibile, desiderosa di crescere in un ambiente dinamico, lavorando a stretto contatto con il management e acquisendo esperienza diretta in ambito amministrativo, di coordinamento e supporto alle strutture.

Responsabilità

• Assistenza Esecutiva
• Fornire supporto amministrativo di alto livello al CEO, inclusa la gestione dell’agenda, la pianificazione di riunioni e il coordinamento dei viaggi.
• Preparare materiali per riunioni interne ed esterne, redigere verbali quando richiesto.
• Supportare nella stesura e revisione di presentazioni, report e comunicazioni interne.
• Gestire comunicazioni per conto del CEO, assicurando risposte tempestive ai vari interlocutori, sia istituzionali che di business.
• Collaborare con i vari team e reparti per raccogliere dati, facilitare l’allineamento e coordinare attività, sia interne che esterne all’azienda.

• Gestione Ufficio, Strutture & Reception (Sede di Roma)
• Accogliere e gestire visitatori, clienti, fornitori e ospiti all’arrivo.
• Registrare i visitatori e garantire il rispetto dei protocolli di reception.
• Gestire telefonate e posta in entrata, smistandole adeguatamente.
• Ordinare, distribuire e gestire pacchi e corrispondenza in entrata/uscita.
• Supervisionare la casella PEC e assistere il team di Tesoreria per i rinnovi dei pagamenti.
• Effettuare occasionali commissioni esterne (es. invio di raccomandate, acquisto di rinfreschi per l’ufficio) quando necessario.
• Monitorare e riordinare forniture e materiali di cancelleria in coordinamento con l’ufficio acquisti.
• Organizzare spedizioni e garantire una consegna e ricezione fluide di documenti e materiali.
• Verificare il corretto funzionamento delle attrezzature d’ufficio (es. stampanti, distributori automatici).
• Gestire il sistema di ticketing per attività di piccola manutenzione e gestione spazi.
• Supportare l’organizzazione di eventi aziendali, trasferte e nella redazione di report.

Requisiti minimi

• Laurea in Economia, Comunicazione, Lingue o discipline affini.
• 2–3 anni di esperienza professionale in ruoli amministrativi, di assistenza o coordinamento.
• Stage o esperienza precedente in contesti aziendali dinamici è considerata un plus.
• Ottima conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata), di livello almeno B2, possibilmente certificato.
• La conoscenza di altre lingue sarà considerata un Plus.
• Familiarità con strumenti e piattaforme digitali, inclusi i sistemi di intelligenza artificiale (Es. ChatGPT).
• Padronanza avanzata di Microsoft Office, in particolare Excel e PowerPoint.
• Spiccate capacità organizzative, con attitudine a gestire attività in parallelo.
• Alto livello di riservatezza nella gestione di informazioni sensibili.
• Capacità di stabilire priorità in ambienti di lavoro frenetici.

Competenze trasversali

• Dinamismo e proattività: capacità di anticipare le esigenze, risolvere problemi in autonomia e gestire con prontezza a richieste improvvise o cambi di priorità.
• Flessibilità mentale e operativa: predisposizione ad adattarsi rapidamente a contesti in evoluzione e a gestire attività diversificate, dalle più operative alle più strategiche.
• Problem solving: approccio pratico e orientato all’efficienza nel risolvere piccoli e grandi problemi quotidiani, anche sotto pressione.
• Eccellenti doti relazionali e comunicative: capacità di interagire con interlocutori di diversi livelli, sia interni che esterni, con empatia, diplomazia e professionalità.
• Affidabilità: attitudine al presidio continuo delle attività assegnate e alla gestione autonoma del tempo e delle scadenze.