Executive Assistant to the CEO

Da oltre 60 anni trasformiamo idee in esperienze memorabili. Come player globale nella gestione di eventi, comunicazione e consulenza, siamo riconosciuti per il nostro approccio innovativo, la qualità dei servizi e la presenza internazionale.

Il nostro Gruppo comprende diverse realtà specializzate che lavorano in sinergia per offrire soluzioni complete e su misura ai nostri clienti:

• AIM Italy : congressi, meeting, eventi e comunicazione.
• AIM Education : ECM Provider e partner di società scientifiche, associazioni e aziende farmaceutiche per la formazione degli Operatori Sanitari.
• AIM International Network : 11 uffici in 8 paesi, con solide relazioni locali e una profonda conoscenza dei mercati internazionali.

AIM Group International è alla ricerca di un/una Executive Assistant.

A supporto del CEO, la risorsa sarà un punto di riferimento operativo e strategico, capace di gestire con energia, spirito di iniziativa, riservatezza e professionalità priorità complesse, informazioni riservate e relazioni interne ed esterne.

Nello specifico il/la Executive Assistant sarà coinvolto/a nelle seguenti attività:

• Gestione e ottimizzazione dell’agenda del CEO (meeting, call, viaggi, eventi istituzionali e aziendali)
• Coordinamento di riunioni, stesura verbali, preparazione presentazioni e supporto alla reportistica
• Filtro e gestione delle comunicazioni in entrata/uscita (email, telefonate, contatti con stakeholder interni/esterni)
• Organizzazione logistica di viaggi e trasferte (prenotazioni, itinerari, documentazione)
• Gestione delle note spese e documentazione correlata
• Redazione di documenti riservati e comunicazioni formali
• Relazione diretta con team interni, clienti, partner, fornitori ed enti esterni
• Collaborazione con l’area Servizi Generali per la gestione di attività e progetti trasversali

Requisiti

• Esperienza consolidata (almeno 5 anni) in ruoli di Executive Assistant di figure apicali
• Eccellenti capacità organizzative, di gestione del tempo e attenzione al dettaglio
• Capacità di orientarsi, decidere e agire con efficacia in contesti dinamici e complessi
• Ottime capacità relazionali e comunicative, con approccio proattivo e orientato all’obiettivo
• Ottima conoscenza del pacchetto Office
• Inglese fluente (scritto e parlato)
• Affidabilità, discrezione e forte senso di responsabilità

Nice to have

• Esperienza pregressa in contesti internazionali o a esposizione istituzionale
• Approccio strategico e capacità di supportare l’azione manageriale in chiave organizzativa
• Conoscenza del gestionale Zucchetti