Executive assistant

Bludental Clinique, network di cliniche odontoiatriche in forte crescita, è alla ricerca di un* Executive Assistant* da inserire nel proprio team.

Obiettivi del ruolo:

• Assicurare il corretto flusso informativo e organizzativo tra Direzione e team aziendali.

• Garantire la massima riservatezza e precisione nella gestione dei dati sensibili.

• Coordinare attività, meeting e trasferte riducendo inefficienze e imprevisti.

• Supportare la Direzione nella preparazione di documenti strategici e presentazioni.

Mansioni e responsabilità:

• Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne)

• Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell’Executive Committee (ExCo) individualmente

• Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti organizzate o richieste dal CEO (tutte pianificate a partire dall’agenda del CEO)

• Prenotazione delle sale riunioni

• Verifica delle sale e delle attrezzature audio/video per incontri di alto livello

• Prenotazione di voli, treni, taxi e altri mezzi di trasporto (online e offline tramite agenzia viaggi)

• Preparazione del programma di viaggio dettagliato

• Verifica di tutti gli aspetti organizzativi in loco (prenotazione sale riunioni, catering, trasporti locali, prenotazione cene, ecc.)

• Follow-up e gestione di modifiche dell’ultimo minuto al programma

• Check-in dei voli

• Gestione delle pratiche per il visto

• Organizzazione delle riunioni mensili dell’ExCo e di qualsiasi altra riunione correlata

• Preparazione dell’agenda dell’ExCo

• Invio di inviti calendario agli ospiti esterni

• Presenza e assistenza completa durante ogni riunione

• Organizzazione del programma di onboarding per i nuovi membri dell’ExCo

• Primo contatto confidenziale con i nuovi membri dell’ExCo (es. organizzazione del viaggio di ricollocamento, programma, prenotazione voli e trasferimenti)

• Organizzazione degli incontri annuali off-site:

o Ricerca e verifica della location

o Definizione del programma e gestione degli aspetti logistici

Competenze:

• Ottima padronanza del pacchetto Office (Excel, PowerPoint, Outlook).

• Buona conoscenza di software di gestione agenda e project management

• Conoscenza fluente della lingua inglese (C2)

• Eccellenti capacità organizzative e di problem solving.

• Riservatezza e affidabilità.

• Comunicazione chiara ed efficace.

• Gestione delle priorità e resistenza allo stress.

• Flessibilità e orientamento al risultato.

Esperienze e abilità:

• Esperienza pregressa di almeno 3 in ruoli di Executive Assistant, Personal Assistant o Office Manager a diretto supporto di Top Management (CEO, Direttori Generali o membri del Board).

• Esperienza maturata in contesti multinazionali o corporate complessi, con reporting internazionale.

• Comprovata esperienza nella gestione di comitati esecutivi e consigli di amministrazione, inclusa la preparazione di materiali confidenziali e la gestione della logistica di alto livello.

• Background nella coordinazione di eventi aziendali, trasferte internazionali e programmi di onboarding per dirigenti.

• Esperienza nella gestione di informazioni sensibili e relazioni con stakeholder esterni, quali consulenti, studi legali, investitori e partner istituzionali.