Executive Assistant

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EXECUTIVE ASSISTANT a supporto del Chief Executive Officer

Sede di lavoro: Provincia di Piacenza (PC).

Inquadramento: assunzione diretta in azienda con inquadramento da Impiegato e retribuzione da definire in funzione delle specifiche skills del candidato selezionato (tetto massimo di RAL: 40.000 euro).

Orario di lavoro: full time di 40 ore settimanali.

Quali saranno le tue responsabilità?

Avrai un ruolo chiave in un contesto internazionale e strutturato nell'organizzazione e nella gestione delle attività quotidiane del top management, garantendo efficienza, precisione e riservatezza. Favorirai il coordinamento tra il CEO, i principali stakeholder aziendali e il management team, contribuendo all'operatività della struttura direzionale.

Nello specifico le tue responsabilità includeranno:

1. Coordinamento e Organizzazione Direzionale

• gestione integrata dell'agenda: pianificazione e ottimizzazione dell'agenda del CEO e del Top Management, gestendo appuntamenti, meeting, trasferte e scadenze cruciali;
• logistica ed eventi: organizzazione completa di riunioni interne ed esterne – dalla convocazione alla predisposizione dei documenti, dalla redazione dei verbali fino al follow-up operativo. Include anche il coordinamento dei viaggi di lavoro e la logistica degli eventi, curando prenotazioni, trasferimenti e rendicontazione delle spese.

2. Comunicazione e Documentazione Riservata

• ponte comunicativo: supporto essenziale nella comunicazione del CEO con tutti gli stakeholder, sia interni (il management team , HR, Finance, ecc. ) che esterni (clienti, partner, headquarters );
• gestione dei flussi internazionali: supervisione e gestione dei flussi di comunicazione e delle scadenze tra GETEC Italia, la casa madre e il Gruppo internazionale;
• documentazione strategica: preparazione, revisione e redazione di documenti aziendali riservati – inclusi report, presentazioni, bozze contrattuali e note istituzionali – assicurando la padronanza sia dell'italiano che dell'inglese.

3. Supporto Operativo e Trasversale

• affiancamento amministrativo: gestione delle attività amministrative della Direzione in stretta collaborazione con funzioni chiave come HR, Legal, Finance, Procurement e Communication;
• progetti speciali: supporto al management team italiano nella pianificazione e gestione operativa di iniziative trasversali o prioritarie.

4. Monitoraggio e Reportistica

• reportistica direzionale: mantenimento e gestione della reportistica CRM (Open Items, Forecast rilevanti e opportunità perse) e gestione delle firme elettroniche.

Sei in possesso dei seguenti requisiti?

• esperienza pregressa in ruoli analoghi a supporto di figure executive o direzionali;
• Laurea triennale o equivalente (preferibile in ambito economico, linguistico, giuridico o comunicazione);
• ottima conoscenza della lingua inglese (C1) ; la conoscenza del tedesco è considerata un plus;
• familiarità con ambienti corporate internazionali e strutturati;
• ottima conoscenza del pacchetto Office (Excel, PowerPoint, Outlook);
• elevate doti comunicative e relazionali , riservatezza e affidabilità nella gestione di informazioni sensibili;
• spiccate capacità organizzative e di pianificazione , precisione e attenzione al dettaglio, con autonomia operativa e problem solving.

La ricerca è rivolta ai candidati ambosessi (L.903/77). Ti preghiamo di leggere l'informativa sulla privacy ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 sulla protezione dei dati (GDPR) sul sito