Executive Assistant

Energy & Strategy, Team multidisciplinare della School of Management del Politecnico di Milano, mediante attività di Ricerca, Consulenza e Formazione nel campo dell’Energia e della Sostenibilità, si pone l’obiettivo di istituire un Osservatorio permanente sui mercati e sulle filiere industriali afferenti i seguenti comparti:

• Energie rinnovabili
• Efficienza energetica
• Smart mobility
• Smart buildings
• Start-up e nuove tecnologie per la sostenibilità ambientale
• Circular economy

La/Il candidata/o ideale dovrà assicurare la correttezza dei flussi amministrativi (ciclo attivo/passivo e contratti), l'accuratezza della fatturazione e della rendicontazione, oltre a supportare la Direzione con attività tipiche di executive assistant.

Nello specifico, le principali attività previste sono:

• Verifica delle fatture attive/passive, note di credito/debito.
• Gestione anagrafiche clienti/fornitori e flussi approvativi.
• Note spese e rimborsi: controllo documentale, policy e quadrature mensili.
• Supporto ad audit interni/esterni e alla compliance documentale.
• Gestione contratti (fornitori/consulenti/servizi): archiviazione, scadenze, rinnovi, allegati economici/ordini, assicurando coerenza con le condizioni concordate.
• Primo contatto con fornitori per richieste documentali (DURC, polizze, visure) e convalida dati amministrativi.
• Front/back office: corrispondenza, protocolli, archivi digitali, gestione sale/accoglienza.

Requisiti della/del candidata/o ideale:

• Laurea;
• Esperienza pregressa in ruolo simile;
• Eccellenti capacità di comunicazione in italiano e inglese (sia scritte che orali);
• Ottima padronanza del pacchetto Office (Excel, Power point, etc);
• Capacità di time management e di prioritizzazione delle attività;
• Attitudine proattiva e problem-solving;
• Discrezione e professionalità nella gestione di informazioni sensibili.

Si offre contratto a tempo determinato di 1 anno con possibilità di proseguimento al termine.

Sede di lavoro: Milano.