Executive Assistant / Business Operations Assistant

IQM Selezione, società di head‑hunting con 20 anni di esperienza, accompagna aziende e professionisti nel settore B2B. Per la nostra azienda operante nel commercio B2B, cerchiamo un/a Executive Assistant con forte orientamento operativo. Requisiti

Diploma o laurea, preferibilmente in ambiti economico, gestionale, logistico, giuridico o affini Esperienza significativa (anche breve) in ruoli di Executive Assistant, Assistente di Direzione, Office Manager, Project Coordinator, Operations Assistant o ruoli analoghi a supporto di imprenditori, CEO o Direzione Generale Preferibile provenienza da contesti imprenditoriali, PMI strutturate, gruppi societari, aziende di logistica/trasporti, servizi, consulenza, trading, distribuzione o realtà altamente operative Ottime capacità organizzative: pianificazione, gestione delle priorità, monitoraggio delle scadenze e follow‑up costante delle attività Approccio proattivo, autonomia operativa e capacità di individuare problemi e opportunità da riportare tempestivamente alla Direzione con soluzioni concrete Mentalità imprenditoriale, senso di responsabilità e attitudine a portare le attività fino alla chiusura, evitando un mero approccio esecutivo Elevata precisione, meticolosità, affidabilità e capacità di mantenere ordine e controllo anche in contesti complessi e veloci Buona resilienza, solidità personale e capacità di lavorare con una Direzione operativa ed esigente Intelligenza relazionale, tatto e equilibrio comunicativo; attitudine a sollecitare, ricordare e presidiare le attività con fermezza e sensibilità verso tempi e priorità della Direzione Capacità di sintesi e chiarezza espositiva per rappresentare problemi, avanzamenti e priorità in modo ordinato e misurabile Ottima dimestichezza con strumenti informatici, digitali e gestionali; familiarità con productivity tools, project management, CRM, sistemi di archiviazione digitale e soluzioni di Intelligenza Artificiale applicate all’organizzazione del lavoro Buona conoscenza della lingua inglese scritta e parlata, sufficiente per interfacciarsi con interlocutori esteri, documentazione, email e attività di coordinamento internazionale Persona ambiziosa, energica, curiosa, flessibile, con forte desiderio di crescita professionale e disponibilità a costruire un ruolo di fiducia a lungo termine Domicilio a Milano o immediato hinterland, compatibile con presenza continuativa presso la sede aziendale Responsabilità

Supportare la Direzione nella gestione quotidiana delle attività operative, organizzative e progetuales. Presidio dell’agenda, delle priorità, delle scadenze, degli appuntamenti, delle riunioni, del follow‑up e delle attività da completare. Monitorare l’avanzamento di progetti, task e iniziative trasversali alle diverse società del gruppo. Raccogliere, organizzare e sintetizzare informazioni utili alla Direzione per la presa di decisioni operative. Individuare criticità, ritardi, anomalie o opportunità, segnalandole tempestivamente alla Direzione in modo chiaro e orientato alla soluzione. Sollecitare internamente ed esternamente l’avanzamento delle attività, mantenendo il presidio fino alla loro effettiva chiusura. Predisporre riepiloghi, report, promemoria, liste di priorità, documenti di sintesi e strumenti di controllo operativo. Supportare la Direzione nella gestione dei rapporti con interlocutori interni, collaboratori, consulenti, fornitori, clienti e partner delle diverse società. Contribuire all’organizzazione e al miglioramento dei flussi informativi, documentali e operativi. Utilizzare strumenti digitali, gestionali e, ove opportuno, soluzioni di Intelligenza Artificiale per ottimizzare organizzazione, monitoraggio, archiviazione, pianificazione e produttività. Supportare la Direzione nel mantenimento dell’ordine operativo e nella definizione delle priorità, anche mediante momenti periodici di aggiornamento, verifica e riallineamento. Svolgere eventuali attività di coordinamento trasversale tra le diverse aree aziendali, mantenendo un approccio operativo, concreto e orientato al risultato. Collaborare con la proprietà nello sviluppo progressivo del ruolo, con possibilità di crescita futura in funzione delle competenze, dell’autonomia e del livello di fiducia acquisito. Altri adempimenti contabili, amministrativi e societari richiesti dal ruolo. La selezione rispetta il principio delle pari opportunità (L. 903/77). Aut. Mi

#J-18808-Ljbffr