Executive Administrative Assistant

FSC Italia

FSC® Italia è l’Ufficio Nazionale (Network Partner) del Forest Stewardship Council®. Opera in armonia con gli obiettivi e la mission di FSC International per la diffusione della certificazione di gestione forestale responsabile nel nostro Paese attraverso la sensibilizzazione, l’informazione, la formazione, lo sviluppo del mercato e l’assistenza tecnica.

Maggiori info sul sito it.fsc.org

Descrizione dell’incarico

La figura di Segreteria di Direzione e Sistema Operativo (Executive Administrative Assistant) ha il compito di garantire ordine, continuità e fluidità nei processi operativi e decisionali dell’Organizzazione. 

Supporta la Direzione e le Unit operative attraverso la gestione strutturata dei flussi informativi e documentali; il presidio delle scadenze e delle priorità e la costruzione e manutenzione di un sistema di tracciamento delle attività. 

Il ruolo contribuisce a ridurre la dispersione operativa e a migliorare il funzionamento complessivo dell’Organizzazione. La posizione è collocata nell’Area Organizzazione (CCNL Commercio) e opera in relazione funzionale con Direzione FSC Italia, Coordinatore Area Organizzazione, Team di Coordinamento (middle management), Unit operative e Amministrazione e Contabilità 

La posizione non ha responsabilità di indirizzo strategico né di coordinamento decisionale. 

Definizione delle responsabilità

È previsto il seguente mansionario (mansioni principali):

• Supporto alla Direzione: gestione dell’agenda della Direzione, con attenzione alle priorità e alle scadenze; preparazione e organizzazione dei materiali per riunioni interne ed esterne; redazione di verbali post-riunione (decisioni, prossimi passi, temi aperti); presidio dei flussi documentali verso la Direzione (documenti da validare, firmare, monitorare); segnalazione alla Direzione di criticità, ritardi o elementi che richiedono attenzione.
• Segreteria organizzativa: gestione del calendario istituzionale (CdA, Assemblee, plenarie); predisposizione e raccolta materiali per riunioni; redazione e archiviazione verbali; supporto logistico-organizzativo a eventi interni ed esterni; monitoraggio delle principali scadenze organizzative.
• Supporto operativo alle Unit: supporto nella gestione operativa di corsi e attività formative (dati, iscrizioni, materiali); gestione di flussi informativi non tecnici tra Unit e Direzione; standardizzazione di modulistica e documenti operativi.
• Centrale acquisti e gestione fornitori: raccolta fabbisogni dalle Unit; gestione operativa di ordini e acquisti; monitoraggio scadenze contrattuali; aggiornamento e gestione dell’albo fornitori; raccordo con Amministrazione per gli aspetti economici e documentali.

Requisiti

La persona ideale per questo ruolo deve avere elevata precisione e attenzione al dettaglio, capacità di gestire simultaneamente più flussi di lavoro, forte orientamento alle scadenze e attitudine alla standardizzazione e al miglioramento dei processi.

l/la candidato/a ideale ha maturato esperienze nell’ambito delle attività oggetto di selezione presso entità del Terzo Settore nazionali e/o internazionali per un periodo non inferiore a 3 anni, e deve dimostrare autonomia operativa, capacità di sintesi e strutturazione delle informazioni, proattività nel segnalare criticità, affidabilità, riservatezza e capacità di interfacciarsi con profili diversi. 

Il/la candidato/a ideale, inoltre, dovrà avere:

• ottima padronanza del pacchetto Office (in particolare Excel) 
• capacità di organizzazione e gestione dati 
• ottima capacità di redazione documentale 
• familiarità con strumenti di gestione attività (es. Planner, CRM, sistemi di tracking) 
• conoscenza base dei flussi amministrativi e organizzativi 
• buona conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata) 

Termini e condizioni

• Sede di lavoro principale: Ufficio di FSC Italia a Padova – via Ugo Foscolo, 12. Successivamente al periodo di prova potranno essere concordate modalità di lavoro a distanza.
• Orario di lavoro: full time.
• A partire da: Giugno 2026
• Contratto: contratto di dipendente a tempo determinato, con possibilità di rinnovo
• Contratto di riferimento: Contratto nazionale collettivo del settore Commercio e Servizi
• Compenso netto mensile calcolato in base a quanto previsto dal Contratto Collettivo Nazionale (3° o 4° livello), definito in funzione del profilo e dell’esperienza professionale del/della candidato/a selezionato/a.

Processo di selezione

• Inviare l’application all’indirizzo entro il 20/05/2026 , con oggetto “Call - Executive Administrative Assistant FSC Italia – Cognome Nome” inserendo un proprio CV (in italiano o inglese) corredato da una lettera di presentazione delle proprie motivazioni (in italiano o inglese) che soddisfi i requisiti richiesti. Le candidature non accompagnate da una lettera di presentazione non verranno considerate .
• La selezione verrà operata a mezzo colloquio su una lista ristretta di candidati selezionati sulla base dei titoli inviati. Le modalità di colloquio saranno comunicate ai candidati selezionati per i colloqui.

FSC Italia si riserva la facoltà di modificare, prorogare, sospendere, riaprire i termini o revocare la presente procedura di selezione qualora se ne riveli la necessità o l’opportunità.

Solo i/le candidati/e ammessi/e ai colloqui di selezione riceveranno comunicazioni relative all’esito della procedura.

La ricerca è rivolta a persone di entrambi i sessi (L.903/77).