Customer Service Specialist - Pharma

Per azienda cliente, operante nel settore farmaceutico con sede in Brianza, siamo attualmente alla ricerca di una figura di Customer Service Specialist con ottima conoscenza GMP.

Responsibilities

• Gestire le richieste dei clienti, l’inserimento degli ordini e il monitoraggio completo del ciclo ordine in conformità ai requisiti del settore farmaceutico (GMP/GDP).
• Creare e inviare ai clienti aggiornamenti regolari sullo stato degli ordini, includendo informazioni critiche su disponibilità, tempistiche di produzione, documentazione tecnica e regolatoria.
• Seguire il processo di fatturazione e generare la relativa documentazione, garantendo l’allineamento con i requisiti normativi applicabili ai prodotti farmaceutici.
• Verificare l’accuratezza di tutta la documentazione fornita al cliente (COA, SDS, TDS, dichiarazioni regolatorie) e supportare richieste specifiche legate agli standard del settore.
• Sviluppare e monitorare KPI di performance e segnalare eventuali scostamenti, con particolare attenzione agli aspetti critici della supply chain farmaceutica.
• Gestire reportistica sugli ordini aperti e sulle vendite, fornendo aggiornamenti dettagliati al dipartimento Supply Chain e al dipartimento Sales.
• Collaborare con il team Sales per sviluppare strategie commerciali coerenti con budget, availability planning e priorità regolatorie del portafoglio farmaceutico.
• Controllare regolarmente l’allineamento tra forecast e ordini confermati, evidenziando gap che possano impattare produzione e compliance.
• Gestire le richieste di campioni nell’ambito del processo di Samples Management, assicurando corretta documentazione tecnica e conformità alle normative di settore.
• Coordinare tutte le attività con gli stakeholder coinvolti nel processo di approvazione di Artwork (Regulatory, Quality, Packaging), assicurando piena conformità alle linee guida farmaceutiche e alle normative dei mercati serviti.
• Registrare reclami e gestire i resi secondo le procedure interne, collaborando con Qualità e Logistica per garantire tracciabilità e gestione conforme alle GDP.
• Collaborare con tutti i dipartimenti interni (Supply Chain, Logistica, Qualità, Regulatory, Magazzino, Finance) per garantire un’eccellente Customer Experience nel rispetto degli standard farmaceutici.
• Identificare e proporre miglioramenti di processo per aumentare efficienza, qualità del servizio e conformità regolatoria.
• Individuare proattivamente possibili criticità o ritardi nel follow‑up degli ordini, anticipando impatti su produzione, documentazione e consegne.

Your Profile

• Laurea triennale o titolo equivalente;
• Esperienza minima di quattro anni in ruoli affini.
• Solida esperienza all’interno di reparti Customer Service e/o Logistica, maturata in contesti regolati nel settore farmaceutico.
• Ottima conoscenza della lingua inglese, fondamentale per la gestione di documentazione tecnica e regolatoria in ambito farmaceutico.
• Eccellenti capacità comunicative, applicate alle interazioni quotidiane con clienti, fornitori e funzioni interne (Qualità, Regulatory, Produzione) tipiche del settore GMP/GDP.
• Approccio proattivo e orientato al problem solving
• Spiccata capacità analitica e attitudine al multitasking, con esperienza nella gestione simultanea di ordini, documentazione e flussi regolatori.
• Spiccate capacità di lavoro in team.
• Buona conoscenza del pacchetto Office – in particolare Excel e PowerPoint,
• Utilizzo di SAP.
• Conoscenza di Salesforce è considerata un plus.

«I candidati, nel rispetto del D.lgs. 198/2006, D.lgs. 215/2003 e D.lgs. 216/2003, sono invitati a leggere l’informativa sulla privacy consultabile sotto il form di richiesta dati della pagina di candidatura (Regolamento UE n. 2016/679). L’offerta è rivolta a candidati di entrambi i sessi, nel rispetto del D.lgs. 198/2006 e della normativa vigente in materia di pari opportunità. L’azienda promuove un ambiente di lavoro inclusivo e garantisce pari opportunità a tutte le persone, indipendentemente da genere, età, origine, orientamento sessuale o disabilità.»

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