Customer Exams Specialist (Freelance, Full Remote, Italiano)

Chi Siamo Aladia

è protagonista nel settore dell'istruzione a distanza. Come leader dell' EdTech

in Italia aiutiamo migliaia di studenti adulti a conseguire il

diploma

con un metodo smart e flessibile, e offriamo percorsi di

recupero anni : nella nostra filosofia nessuno deve essere lasciato indietro. Siamo un team dinamico e in continua espansione. Per noi la tecnologia non è solo uno strumento, ma un elemento che, se utilizzato nel modo giusto, può aiutare tantissime persone a coronare i propri sogni e a crescere nella vita.

Chi stiamo cercando? Entrerai nel

Dipartimento Customer, Team Exams : il team che accompagna ogni studente dall'iscrizione all'esame fino alla collocazione in una

sede d'esame , e che ne cura il ritorno l'anno successivo. Siamo il punto di raccordo tra

studente, scuola sede d'esame e Aladia , e su date, ammissioni e documenti non lasciamo nulla al caso. Il ruolo ha un

focus principale sugli Esami , ma vive all'interno del Dipartimento Customer:

su richiesta

del tuo Team Lead, e in particolare nei periodi di maggior carico, darai supporto anche al team di

Customer Success , seguendo gli studenti nel loro percorso di studio. Cerchiamo quindi una persona rigorosa sulle pratiche, ma anche capace di ascoltare e accompagnare lo studente.

Il ruolo Come

Customer Exams Specialist

gestirai in autonomia le

posizioni d'esame

degli studenti, tracciate sul nostro CRM (Close):

Presa in carico: apri la posizione e verifichi indirizzo di studi, annualità e sede di preferenza.

Istruttoria: individui la sede idonea, verifichi i requisiti di ammissione (idoneità, esami integrativi, cambi di indirizzo) e chiedi allo studente una conferma inequivocabile.

Rapporti con le sedi: tutte le comunicazioni passano via mail ufficiale, con studente, sede e Aladia in copia. Solleciti ammissioni e date e presidi le scritture private.

Scadenze: 30 aprile per le idoneità, 15 giugno per gli integrativi, date dalla sede entro 20 giorni. Nessuna posizione resta ferma oltre la soglia.

Re-iscrizioni: dopo gli esiti contatti gli studenti con titolo a proseguire e passi il testimone al team Sales per la chiusura.

Tieni aggiornato lo stato di ogni posizione e prepari il riepilogo settimanale.

Non gestisci pagamenti e non trasmetti documenti al posto dello studente:

presidi, orienti e tracci .

Supporto al Customer Success (su richiesta) Oltre alle Posizioni d'esame, quando richiesto affiancherai il Team Customer Success, che segue lo studente durante tutto l'anno. In queste attività:

Assistenza agli studenti: rispondi alle richieste via mail e telefono (accesso alla piattaforma, calendario delle lezioni, materiali, informazioni sul percorso) e le risolvi o le smisti al team competente.

Onboarding: accogli i nuovi iscritti, spieghi come funzionano piattaforma, lezioni e percorso d'esame, e verifichi che abbiano tutto il necessario per partire.

Monitoraggio della frequenza: controlli presenza alle lezioni e avanzamento, e contatti in modo proattivo gli studenti poco attivi o a rischio abbandono per capire cosa li blocca e rimetterli in carreggiata.

Check-in periodici: fai il punto con gli studenti sull'andamento del percorso e sulla preparazione all'esame, raccogliendo feedback utili a migliorare il servizio.

Escalation: riconosci i casi delicati (reclami, situazioni personali complesse, richieste amministrative) e li passi tempestivamente a chi di competenza, senza lasciare lo studente senza risposta.

Tracciamento: registri ogni contatto e il relativo esito sul CRM (Close), così che chiunque nel dipartimento abbia un quadro aggiornato dello studente.

Con chi collaborerai?

Il tuo Team Lead e l'Head of Department Customer, per priorità e allineamenti settimanali, inclusa la ripartizione del tempo tra Exams e Customer Success.

Customer Success: sia per frequenza e situazione dello studente, sia operando direttamente al loro fianco quando richiesto.

Sales, solo per le re-iscrizioni.

Le segreterie delle scuole sede d'esame, ogni giorno via mail e PEC.

Lavoriamo full remote: Google Workspace, Meet, Close e ClickUp.

Potresti essere la persona giusta se... Ti senti a tuo agio tra

norme, scadenze e pratiche . Sai leggere una circolare ministeriale e tradurla in un'azione concreta, sei

preciso/a fino alla virgola

e sai essere fermo/a ma cortese con una segreteria che non risponde. Ti piace vedere una coda di pratiche che si svuota. Allo stesso tempo hai

empatia e pazienza

con le persone: sai spiegare con parole semplici un passaggio burocratico a uno studente adulto che lavora, ha una famiglia o torna a studiare dopo anni, e sai motivarlo quando perde il ritmo. Passi senza difficoltà da una pratica d'esame a una telefonata con uno studente.

Must-have

Laurea (anche triennale) in Giurisprudenza, Scienze Politiche, Scienze dell'Amministrazione, Scienze dei Servizi Giuridici o affine.

Conoscenze giuridico-amministrative: ordinamento scolastico, esami da candidato privatista (idoneità, integrativi, esame di Stato), valore legale di PEC e comunicazioni ufficiali, nozioni di base sulle scritture private.

Ottima scrittura formale in italiano: mail istituzionali chiare, complete e tracciabili.

Attenzione al dettaglio e gestione di molte pratiche in parallelo, rispettando le scadenze.

PC personale e connessione stabile.

Disponibilità a presidiare la casella ogni giorno lavorativo.

Doti relazionali e ottima comunicazione, scritta e orale, anche al telefono: tono cortese, chiaro e orientato alla soluzione con gli studenti.

Flessibilità nel passare dalle attività Exams a quelle di Customer Success in base alle priorità del team.

Better-have

Esperienza in ruoli di customer care, customer success o tutoraggio, meglio se in ambito formazione o EdTech.

Esperienza in segreteria didattica o in una scuola paritaria secondaria di secondo grado.

Uso di un CRM (Close in particolare), di ClickUp e di Google Workspace.

Esperienza in studi legali, CAF o pubblica amministrazione.

Profilo Upwork attivo o Partita IVA.

Cosa offriamo

Formula contrattuale: collaborazione freelance, con Partita IVA o tramite Upwork.

Retribuzione: 15,00 €/h, oppure 15,00 $/h tramite Upwork.

Organizzazione: lavoro full remote per obiettivi, con disponibilità oraria settimanale concordata e organizzazione autonoma della giornata.

Strumenti: si lavora con il proprio PC. Ti diamo gli accessi a Close, ClickUp e Google Workspace aziendale.

Un contesto dinamico e in crescita, con una collaborazione continuativa e meritocratica.

Chiediamo di indicare in fase di candidatura la propria disponibilità oraria settimanale.

Videointervista di presentazione Ti chiediamo inoltre di svolgere una breve videointervista di presentazione (circa 10 minuti): è un passaggio importante della candidatura. Puoi registrarla a questo link: https://interview.aladia.it/fxa70bsqq. Se il link non risulta cliccabile, copialo e incollalo nella barra degli indirizzi del tuo browser: https://interview.aladia.it/fxa70bsqq. By submitting this application, I agree that my personal data will be collected, processed, and retained by the company solely for the purposes of managing and assessing my candidacy.

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