Coordinatore training Records e registri della formazione

Quick Turn Engine Center Europe, una joint venture tra FTAI Aviation e IAG Aero Group, è specializzata nella fornitura di servizi di manutenzione, riparazione e revisione (MRO) di alto livello per motori turbofan commerciali. Situata presso l'aeroporto di Roma Fiumicino, l'azienda si concentra sui motori CFM56, offrendo servizi di riparazioni, ispezioni e test. Supportata da un team di tecnici certificati e ingegneri esperti, QuickTurn garantisce che tutti i servizi soddisfino rigorosi standard internazionali. L'organizzazione dà priorità all'efficienza e all'ingegneria di alta qualità in un ambiente dinamico e stimolante.

POSIZIONE DI LAVORO: Coordinatore training Records e registri della formazione

Il Coordinatore dei Registri della Formatizione e dei Training Records è responsabile dell'amministrazione, del controllo, dell'accuratezza e della tracciabilità dei registri e dei dati relativi alla formazione all'interno di QuickTurn Europe. Il ruolo rispetta la normativa, la reportistica KPI, l'amministrazione del Learning Management System (LMS), la preparazione agli audit e le attività di governance della formazione. Questa posizione svolge un ruolo fondamentale nel garantire una visione affidabile delle qualifiche del personale, dello stato della formazione, dei requisiti di aggiornamento periodico e delle registrazioni delle competenze in tutta l'organizzazione.

Responsabilità / Attività

• Gestione dei Registri Formativi
• Mantenere aggiornati i registri della formazione di tutto il personale
• Gestire la documentazione formativa sia in formato elettronico sia cartaceo
• Garantire la corretta archiviazione e la tracciabilità dei documenti relativi alle qualifiche
• Monitorare la validità della formazione ricorrente, le scadenze e le tempistiche di rinnovo
• Amministrazione LMS e Gestione Dati
• Supportare le attività di amministrazione del LMS (preferibilmente Docebo)
• Caricare e mantenere aggiornati i dati relativi ai corsi completati e alle presenze
• Generare report, dashboard ed esportazioni di dati relativi alla formazione
• Supportare la gestione degli utenti, l'assegnazione dei percorsi formativi e l'amministrazione dei corsi
• Supporto KPI e Reporting
• Supportare lo sviluppo e il mantenimento dei KPI e degli indicatori di performance della formazione
• Preparare report mensili sulle prestazioni formative destinati al management
• Mantenere aggiornati database e strumenti di monitoraggio della formazione
• Supportare l'analisi delle competenze della forza lavoro e l'identificazione dei gap formativi
• Supporto alla Conformità e agli Audit
• Supportare audit regolatori e audit dei clienti fornendo evidenze documentali della formazione
• Garantire che i registri siano conformi ai requisiti della normativa EASA Part 145
• Preparare dossier documentali ed evidenze di tracciabilità durante gli audit
• Supportare i processi di governance della formazione e il controllo documentale
• Attività di Coordinamento
• Coordinare la pianificazione delle attività formative e il monitoraggio dei partecipanti
• Collaborare con Risorse Umane, Qualità e Operations per la raccolta e l'allineamento dei dati
• Supportare le attività amministrative di onboarding e la pianificazione della formazione

Competenze Professionali (Conoscenze e Formazione)

• Esperienza nell'amministrazione della formazione o nella gestione documentale
• Esperienza nel settore aeronautico o in un settore regolamentato preferenziale
• Conoscenza dell'ambiente normativo EASA Part 145 preferenziale
• Esperienza nell'utilizzo di sistemi LMS
• Ottima conoscenza di Excel e della gestione dei dati
• Spiccate capacità organizzative e amministrative
• Conoscenza della lingua inglese almeno di livello B2

Competenze Comportamentali

• Elevata attenzione ai dettagli e all'accuratezza dei dati
• Approccio strutturato e metodico nella gestione dei registri e della documentazione
• Riservatezza e professionalità nella gestione dei dati del personale
• Mentalità analitica e capacità di produrre report chiari ed efficaci
• Ottime capacità di coordinamento e comunicazione
• Capacità di gestire più priorità contemporaneamente in un ambiente dinamico
• Approccio disciplinato e organizzato nell'esecuzione delle attività

Orientamento al miglioramento continuo

Sede di lavoro: Roma – Aeroporto di Fiumicino

QuickTurn Engine Center Europe, a joint venture between FTAI Aviation and IAG Aero Group, specializes in providing top-tier maintenance, repair, and overhaul (MRO) services for commercial turbofan engines. Located at Rome Fiumicino Airport, the company focuses on CFM56 engines, offering quick turn services, modular repairs, inspections, and testing. Supported by a team of certified technicians and experienced engineers, QuickTurn ensures all services meet rigorous international standards. The organization prioritizes efficiency and high-quality engineering in a dynamic and fast-paced environment.

JOB POSITION: Training Records & Data Coordinator

The Training Records & Data Coordinator is responsible for the administration, control, accuracy, and traceability of training records and training data within QuickTurn Europe. The role supports regulatory compliance, KPI reporting, LMS administration, audit readiness, and training governance activities. This position plays a critical role in ensuring reliable visibility of workforce qualifications, training status, recurrent requirements, and competency records across the organization

Responsibilities/duties

• Training Records Management
• Maintain accurate and up-to-date training records for all personnel
• Manage electronic and paper-based training documentation
• Ensure proper filing and traceability of qualification records
• Monitor recurrent training validity, expiries, and renewal timelines
• LMS & Data Administration
• Support LMS administration activities (Docebo preferred)
• Upload and maintain training completions and attendance records
• Generate training reports, dashboards, and data exports
• Support user management, learning assignments, and course administration
• KPI & Reporting Support
• Support development and maintenance of training KPIs and metrics
• Prepare monthly training performance reports for management
• Maintain training databases and tracking tools
• Assist in workforce competency visibility and gap reporting
• Compliance & Audit Support
• Support regulatory audits and customer audits with training evidence
• Ensure records comply with EASA Part 145 requirements
• Prepare evidence packages and traceability documentation during audits
• Support training governance processes and documentation control
• Coordination Activities
• Coordinate training scheduling and participant tracking
• Interface with HR, QA, and Operations for data collection and alignment
• Support onboarding administration and training planning activities

Business Skills (Knowledge and Education)

• Experience in training administration or records management
• Experience within aviation or a regulated industry preferred
• Knowledge of EASA Part 145 environment preferred
• Experience with LMS systems
• Strong Excel and data management skills
• Strong organisational and administrative skills
• Minimum English Level B2

Behavioral Competencies

• High attention to detail and data accuracy
• Structured and disciplined approach to records and documentation
• Confidentiality and professionalism in handling personnel data
• Analytical mindset with ability to produce clear reports
• Strong coordination and communication capability
• Ability to manage multiple priorities in a dynamic environment
• Structured and disciplined approach to task delivery
• Continuous improvement mindset

Location : Aeroporto Roma Fiumicino