Back Office - Bunker Department

Categoria: Transport & Distribution Luogo di lavoro: Genova

La figura di Back Office supporta il team commerciale e operativo nella gestione amministrativa e documentale delle forniture di bunker, assicurando il corretto inserimento degli ordini, la gestione della documentazione relativa alle consegne e il corretto flusso delle informazioni tra reparto commerciale, amministrazione, clienti e fornitori.

Principali responsabilità

• Inserimento e aggiornamento degli ordini di acquisto e vendita nel gestionale aziendale.
• Acquisizione e registrazione dei dati relativi a clienti e fornitori.
• Verifica della correttezza dei dati commerciali inseriti: cliente, fornitore, nave, porto, prodotto, quantità, prezzo, termini di pagamento e condizioni concordate.
• Emissione e gestione di order confirmation, nomination e documentazione commerciale relativa alla fornitura.
• Supporto nel monitoraggio delle linee di credito dei clienti e delle performance di pagamento, in coordinamento con i reparti Commerciale e Amministrativo.
• Gestione e archiviazione digitale della documentazione relativa alle singole forniture.
• Supporto nella gestione di credit/debit note, document corrections e richieste amministrative provenienti da clienti e fornitori.
• Comunicazione quotidiana con clienti, fornitori e reparti interni per gli aspetti amministrativi e documentali delle forniture.
• Monitoraggio delle pratiche aperte e verifica che ogni operazione venga correttamente completata e chiusa nel gestionale.
• Supporto alla preparazione di report, statistiche e riconciliazioni relative alle attività di bunkeraggio.

Requisiti

Competenze richieste: È richiesta un'elevata attenzione al dettaglio. Laurea triennale preferibile. Esperienza come back office di circa 3-5 anni nel settore shipping, bunker trading o oil & gas (preferibile)

Sono inoltre importanti

• buona conoscenza della lingua inglese scritta;
• buona padronanza di Excel e strumenti Office;
• capacità di utilizzo di software gestionali/ERP;
• capacità organizzativa e gestione contemporanea di più pratiche;
• precisione e affidabilità nella gestione dei dati;
• capacità di lavorare con scadenze e tempistiche ristrette;
• capacità di organizzare il lavoro e definire le priorità, gestendo contemporaneamente più pratiche;
• buona comunicazione con reparti commerciali, amministrativi e operativi;
• capacità di individuare anomalie e discrepanze prima della chiusura della pratica.