Assistente Top Management e Coordinamento Direzionale

ICS Maugeri SpA SB, realtà sanitaria nazionale leader nella riabilitazione multispecialistica , che occupa oltre 4.000 persone, presente in 7 regioni, guidata da un modello fondato su eccellenza clinica, equità, inclusività ed eguaglianza, ricerca per il proprio Headquarter a Pavia un/una Assistente del Top Management e Coordinamento Direzionale .

Ruolo

La figura selezionata opererà a supporto del Top Management assicurando non solo il presidio operativo e organizzativo delle funzioni, ma anche il coordinamento strutturato dei flussi informativi e il monitoraggio dell’esecuzione delle priorità direzionali.

Il ruolo prevede la gestione evoluta dell'agenda e delle comunicazioni, il coordinamento tra le funzioni aziendali per conto della Presidenza, nonché il monitoraggio dei follow-up derivanti dalle riunioni direzionali, con l’obiettivo di garantire continuità, allineamento organizzativo e rispetto delle scadenze.

La figura contribuirà a strutturare e razionalizzare il flusso delle informazioni verso la Presidenza, facilitando i processi decisionali e riducendo le interferenze operative non prioritarie.

Principali responsabilità

Gestione evoluta dell’agenda e delle priorità

• Pianificazione e governo delle agende secondo criteri di priorità strategica
• Organizzazione di incontri, riunioni e videoconferenze
• Preparazione preventiva dei materiali necessari agli incontri
• Razionalizzazione delle richieste di appuntamento e filtro delle priorità

Coordinamento direzionale e interfunzionale

• Interfaccia strutturata con i manager e le funzioni aziendali
• Coordinamento preliminare delle tematiche trasversali prima dell’escalation alla Presidenza
• Supporto nella preparazione delle riunioni direzionali

Monitoraggio dei follow-up e delle decisioni

• Redazione sintetica dei verbali con indicazione chiara di responsabilità e scadenze
• Tracciamento sistematico delle attività assegnate
• Sollecito operativo dei referenti interni
• Predisposizione di report periodici di avanzamento per la Presidenza

Gestione del flusso comunicativo

• Filtro qualificato delle comunicazioni in ingresso
• Smistamento delle richieste alle funzioni competenti
• Predisposizione di sintesi giornaliere o settimanali delle priorità
• Redazione di comunicazioni istituzionali e documenti ufficiali

Supporto organizzativo e istituzionale

• Organizzazione di viaggi e trasferte nazionali e internazionali
• Supporto nell’organizzazione di eventi e iniziative istituzionali
• Gestione della documentazione riservata e delle firme digitali
• Accoglienza ospiti e attività di rappresentanza

Requisiti e competenze chiave

• Laurea in discipline affini al ruolo
• Esperienza consolidata (preferibilmente 5-10 anni) in ruoli di assistenza di alta direzione in contesti strutturati
• Spiccata capacità di coordinamento organizzativo e gestione delle priorità
• Autorevolezza relazionale e capacità di interfacciarsi con figure manageriali
• Ottima capacità di sintesi e redazione di documenti istituzionali
• Capacità di monitorare processi e scadenze con metodo
• Elevata riservatezza e affidabilità
• Ottima padronanza degli strumenti digitali pacchetto Office 365 e dimestichezza con strumenti digitali innovati a supporto dell’attività al fine di razionalizzare il tempo
• Disponibilità a flessibilità oraria
• Ottima padronanza della lingua inglese e preferibilmente di una seconda lingua