Assistente di direzione

Chi siamo

Siamo un gruppo di giovani imprenditori che opera nel mondo del digital, del marketing e delle startup.

La nostra sede è una villa indipendente con piscina in zona Grottarossa (vicino all’Ospedale Sant’Andrea), ambiente informale ma molto professionale, età media intorno ai 30 anni, caffè sempre disponibile e tanta voglia di crescere.

Ruolo

Stiamo cercando una figura di segreteria, nello specifico Executive Assistant & Office Coordinator,  che supporti il CEO nelle attività quotidiane e nella gestione dell’ufficio, in modalità part-time mattina (4h al giorno) dalle 9 alle 13 .

La figura si occuperà della gestione operativa dell’agenda del CEO, dell’organizzazione di appuntamenti e riunioni, del coordinamento logistico delle trasferte di dipendenti, collaboratori e clienti del gruppo, della gestione quotidiana dell’ufficio e dei fornitori di servizi, nonché di attività di supporto amministrativo di base e di coordinamento interno, al fine di ottimizzare il tempo del CEO e il funzionamento delle attività.

Responsabilità principali

• Agenda & segreteria direzionale
• Gestione e pianificazione dell’agenda del CEO (call, meeting interni/esterni, appuntamenti).
• Organizzazione e invio inviti calendario, promemoria ai partecipanti.
• Raccolta documenti e materiali necessari per le riunioni.
• Brevi follow-up post meeting (note operative, reminder attività).
• Organizzazione viaggi & trasferte
• Coordinamento logistico di spostamenti per CEO, dipendenti, collaboratori e clienti.
• Prenotazione di voli/treni, hotel, transfer e gestione cambi/variazioni.
• Supporto logistico per ospiti e clienti in visita in sede.
• Office & facilities management
• Gestione quotidiana dell’ufficio: spazi comuni, sale riunioni, postazioni.
• Rapporti con fornitori (pulizie, manutenzione, utenze, internet, cancelleria, ecc.).
• Piccoli acquisti operativi (cancelleria, materiali per ufficio, acqua/caffè/snack).
• Supporto amministrativo di base
• Raccolta e archiviazione documenti (digitali e cartacei).
• Monitoraggio di semplici scadenze operative (abbonamenti, servizi, ecc.).
• Supporto nella preparazione di documenti standard (lettere, comunicazioni, ecc.).
• Coordinamento interno
• Supporto nell’onboarding pratico di nuove risorse (postazione, accessi, info base).
• Coordinamento operativo di riunioni interne ed eventi in sede.

Requisiti

• Preferibile esperienza pregressa in ruoli di segreteria direzionale / executive assistant / office manager  (anche in piccole realtà o startup).
• Ottime capacità organizzative, gestione delle priorità e attenzione ai dettagli.
• Abitudine a lavorare a contatto diretto con imprenditori/manager.
• Buona dimestichezza con Google Workspace  (email, calendari, documenti, fogli di calcolo).
• Italiano fluente; la conoscenza dell’inglese è considerata un plus.
• Attitudine proattiva, riservatezza, affidabilità e problem solving.

Cosa offriamo

• Orario : part-time 4 ore al giorno , la mattina (dal lunedì al venerdì), dalle 9:30 alle 13:30
• Possibilità di Smart working
• Sede : villa indipendente con piscina in zona Grottarossa (Roma) , vicino all’Ospedale Sant’Andrea.
• Ambiente : contesto giovane, dinamico, startupper, età media ~30 anni, clima informale ma orientato ai risultati, caffè gratis e forte spirito di team.
• Forma contrattuale : preferenza per collaborazione in partita IVA , compenso 1.000€ al mese  per il part-time indicato.

Come candidarsi

Se pensi che questo ruolo faccia per te, invia:

• il tuo CV aggiornato
• un breve messaggio di presentazione  in cui ci racconti perché ti vedi bene in un ruolo di supporto al CEO in un contesto startup
• tramite candidatura diretta su LinkedIn.