Assistente all'Ufficio Accademico

Assistente all'Ufficio Accademico

Riporta a : Direttrice Accademica

Dipartimento : Ufficio Accademico

Contratto : Tempo determinato (6+6 mesi, con possibilità di trasformazione in tempo indeterminato)

Orario : 38 ore settimanali, dal lunedì al venerdì, con flessibilità nei periodi di punta

Viaggi : Occasionali, per escursioni accademiche o eventi

Sede : Firenze, Italia

Date colloqui : 1-15 luglio 2026 ( da concordare con il candidato selezionato)

DESCRIZIONE DEL RUOLO

L' Assistente all'Ufficio Accademico fornisce supporto amministrativo all'Ufficio Accademico e supporto generale ai docenti in visita dalle università partner. Inoltre, assiste la Direzione Accademica nel coordinamento della programmazione accademica con le istituzioni partner e nei progetti di miglioramento per lo sviluppo continuo della didattica.

L'Ufficio Accademico lavora in collaborazione con la Presidenza, l'Amministrazione e l'Ufficio Student Life sulla pianificazione logistica e organizzativa dei programmi accademici.

RESPONSABILITÀ PRINCIPALI

Supporto al Visiting Faculty

• Gestione completa delle comunicazioni con i Visiting Faculty delle università partner.
• Organizzazione logistica e accademica delle attività legate ai corsi dei Visiting Faculty.
• Supporto operativo al personale docente delle università partner (aule, materiali, calendario, accoglienza docenti ospiti, eventuali accompagnamenti).
• Monitoraggio delle attività accademiche e supporto continuo durante il semestre.

Gestione amministrativa ed eventi accademici

• Organizzazione della parte amministrativa e delle comunicazioni riguardanti gli eventi accademici.
• Gestione e monitoraggio dei budget degli eventi accademici.
• Coordinamento della produzione dei materiali grafici.

Programmi e collaborazioni accademiche

• Comunicazioni e coordinamento con le università partner.
• Supporto nell'organizzazione e nella stima dei costi dei programmi faculty-led.
• Supporto alla Direzione Accademica nel tenere traccia dell'avanzamento dei progetti accademici in collaborazione con partner operanti sul territorio.

Amministrazione e budget

• Comunicazioni interne con l'Ufficio Amministrativo per contratti di guest lecturer.
• Gestione e aggiornamento dei file di budget.
• Monitoraggio dei costi relativi ai corsi del Visiting Faculty ai fini della fatturazione finale.

Collaborazione interna

• Coordinamento con l'Ufficio Student Life per l'organizzazione delle escursioni accademiche.
• Pianificazione dei budget delle attività fuori sede in collaborazione con l'Ufficio Student Life.
• Collaborazione trasversale con gli altri dipartimenti per la buona riuscita dei programmi.

RESPONSABILITÀ GENERALI

Supporto operativo e organizzativo generale

• Gestione delle comunicazioni interne e supporto generale al corpo docente interno.
• Mantenimento e aggiornamento di file e documentazione.
• Monitoraggio dei progetti in corso e delle relative scadenze.
• Partecipazione a gite accademiche (di uno o più giorni).

REQUISITI, COMPETENZE E QUALIFICHE

Requisiti

• Laurea triennale, preferibilmente in ambito umanistico, educativo, relazioni internazionali o comunicazione.
• Ottima conoscenza della lingua inglese (livello C1 o superiore).
• Eccellenti capacità organizzative e di gestione simultanea di più attività.
• Capacità di lavorare in autonomia e come parte di una squadra.
• Precisione nella gestione amministrativa e dei budget.
• Ottime capacità comunicative e relazionali in contesti internazionali.
• Buona conoscenza degli strumenti digitali (Microsoft Office e Teams, Canva).
• Flessibilità e disponibilità a lavorare occasionalmente nel fine settimana e nel tardo pomeriggio/sera.

Requisiti preferenziali

Esperienza in contesti accademici e/o programmi Study Abroad.

• Esperienza lavorativa o di studio all'estero.
• Competenze base di grafica (es. PowerPoint, Canva).
• Competenze base di AI (es. Claude, ChatGPT, Gemini).
• Esperienza nella gestione di studenti internazionali.
• Conoscenza di una terza lingua (spagnolo, portoghese).

Compensazione

La retribuzione sarà commisurata all'esperienza e in conformità con il CCNL ANINSEI, con benefici annuali (Buoni Pasto, formazione professionale continua e percorsi di sviluppo del personale).

PROCEDURA DI CANDIDATURA E SCADENZE

I candidati interessati sono invitati a inviare il proprio curriculum vitae e una lettera di presentazione a , indicando nell'oggetto "Candidatura — Assistente all'Ufficio Accademico".

È richiesto, inoltre, di fornire i nomi e i contatti di tre referenze professionali rilevanti che potranno essere contattate dalla scuola.

La posizione resterà aperta fino a copertura del ruolo. I materiali di candidatura saranno esaminati con cadenza continuativa, e i candidati selezionati saranno convocati per un colloquio presso la sede di AEF a Firenze.

AEF non è in grado di sponsorizzare visti. Verrà data preferenza ai candidati che risiedono a Firenze o che vi hanno vissuto per un periodo minimo di sei mesi.

DIVERSITÀ

AEF apprezza la diversità. Il nostro personale e il nostro corpo docente rappresentano paesi da tutto il mondo. Nell'esame delle candidature, AEF non discrimina sulla base di razza, età, colore, origine etnica, identità di genere, orientamento sessuale, religione o disabilità.

MAGGIORI INFORMAZIONI SULL'ACCADEMIA EUROPEA DI FIRENZE

Per maggiori informazioni su AEF, sulla nostra visione, missione e valori, visitare il sito web — sezione Chi siamo.