Assistente all'Ufficio Accademico

Assistente all'Ufficio Accademico Riporta a

: Direttrice Accademica Dipartimento

: Ufficio Accademico Contratto

: Tempo determinato (6+6 mesi, con possibilità di trasformazione in tempo indeterminato) Orario

: 38 ore settimanali, dal lunedì al venerdì, con flessibilità nei periodi di punta Viaggi

: Occasionali, per escursioni accademiche o eventi Sede

: Firenze, Italia Date colloqui

: 1-15 luglio 2026 ( da concordare con il candidato selezionato) DESCRIZIONE DEL RUOLO L' Assistente all'Ufficio Accademico fornisce supporto amministrativo all'Ufficio Accademico e supporto generale ai docenti in visita dalle università partner. Inoltre, assiste la Direzione Accademica nel coordinamento della programmazione accademica con le istituzioni partner e nei progetti di miglioramento per lo sviluppo continuo della didattica. L'Ufficio Accademico lavora in collaborazione con la Presidenza, l'Amministrazione e l'Ufficio Student Life sulla pianificazione logistica e organizzativa dei programmi accademici. RESPONSABILITÀ PRINCIPALI Supporto al Visiting Faculty Gestione completa delle comunicazioni con i Visiting Faculty delle università partner. Organizzazione logistica e accademica delle attività legate ai corsi dei Visiting Faculty. Supporto operativo al personale docente delle università partner (aule, materiali, calendario, accoglienza docenti ospiti, eventuali accompagnamenti). Monitoraggio delle attività accademiche e supporto continuo durante il semestre. Gestione amministrativa ed eventi accademici Organizzazione della parte amministrativa e delle comunicazioni riguardanti gli eventi accademici. Gestione e monitoraggio dei budget degli eventi accademici. Coordinamento della produzione dei materiali grafici. Programmi e collaborazioni accademiche Comunicazioni e coordinamento con le università partner. Supporto nell'organizzazione e nella stima dei costi dei programmi faculty-led. Supporto alla Direzione Accademica nel tenere traccia dell'avanzamento dei progetti accademici in collaborazione con partner operanti sul territorio. Amministrazione e budget Comunicazioni interne con l'Ufficio Amministrativo per contratti di guest lecturer. Gestione e aggiornamento dei file di budget. Monitoraggio dei costi relativi ai corsi del Visiting Faculty ai fini della fatturazione finale. Collaborazione interna Coordinamento con l'Ufficio Student Life per l'organizzazione delle escursioni accademiche. Pianificazione dei budget delle attività fuori sede in collaborazione con l'Ufficio Student Life. Collaborazione trasversale con gli altri dipartimenti per la buona riuscita dei programmi. RESPONSABILITÀ GENERALI Supporto operativo e organizzativo generale Gestione delle comunicazioni interne e supporto generale al corpo docente interno. Mantenimento e aggiornamento di file e documentazione. Monitoraggio dei progetti in corso e delle relative scadenze. Partecipazione a gite accademiche (di uno o più giorni). REQUISITI, COMPETENZE E QUALIFICHE Requisiti Laurea triennale, preferibilmente in ambito umanistico, educativo, relazioni internazionali o comunicazione. Ottima conoscenza della lingua inglese (livello C1 o superiore). Eccellenti capacità organizzative e di gestione simultanea di più attività. Capacità di lavorare in autonomia e come parte di una squadra. Precisione nella gestione amministrativa e dei budget. Ottime capacità comunicative e relazionali in contesti internazionali. Buona conoscenza degli strumenti digitali (Microsoft Office e Teams, Canva). Flessibilità e disponibilità a lavorare occasionalmente nel fine settimana e nel tardo pomeriggio/sera. Requisiti preferenziali Esperienza in contesti accademici e/o programmi Study Abroad. Esperienza lavorativa o di studio all'estero. Competenze base di grafica (es. PowerPoint, Canva). Competenze base di AI (es. Claude, ChatGPT, Gemini). Esperienza nella gestione di studenti internazionali. Conoscenza di una terza lingua (spagnolo, portoghese). Compensazione La retribuzione sarà commisurata all'esperienza e in conformità con il CCNL ANINSEI, con benefici annuali (Buoni Pasto, formazione professionale continua e percorsi di sviluppo del personale). PROCEDURA DI CANDIDATURA E SCADENZE I candidati interessati sono invitati a inviare il proprio curriculum vitae e una lettera di presentazione a

, indicando nell'oggetto "Candidatura — Assistente all'Ufficio Accademico". È richiesto, inoltre, di fornire i nomi e i contatti di tre referenze professionali rilevanti che potranno essere contattate dalla scuola. La posizione resterà aperta fino a copertura del ruolo. I materiali di candidatura saranno esaminati con cadenza continuativa, e i candidati selezionati saranno convocati per un colloquio presso la sede di AEF a Firenze. AEF non è in grado di sponsorizzare visti. Verrà data preferenza ai candidati che risiedono a Firenze o che vi hanno vissuto per un periodo minimo di sei mesi. DIVERSITÀ AEF apprezza la diversità. Il nostro personale e il nostro corpo docente rappresentano paesi da tutto il mondo. Nell'esame delle candidature, AEF non discrimina sulla base di razza, età, colore, origine etnica, identità di genere, orientamento sessuale, religione o disabilità. MAGGIORI INFORMAZIONI SULL'ACCADEMIA EUROPEA DI FIRENZE Per maggiori informazioni su AEF, sulla nostra visione, missione e valori, visitare il sito web

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