Addetto/a segreteria

Cobar spa, azienda operante nel settore dei lavori pubblici e privati nel settore edile, ricerca una figura per la posizione di ADDETTO/A SEGRETERIA.

Opportunità

La risorsa supporterà nello svolgimento delle attività quotidiane di segreteria, affari generali e gestione documentale. Il ruolo richiede una forte capacità organizzativa, precisione e riservatezza, oltre a un’interazione costante con collaboratori interni, consulenti esterni, studi legali e istituzioni.

Profilo ideale:

• laurea triennale o magistrale in discipline economiche, giuridiche o affini;
• solida conoscenza delle dinamiche organizzative aziendali e dei processi amministrativo-legali;
• capacità di redigere documentazione formale e verbali di riunione;
• ottime competenze organizzative e di pianificazione, con capacità di gestione simultanea di più attività e scadenze;
• padronanza dei principali strumenti informatici (Microsoft Office, sistemi di gestione documentale, PEC);
• buone doti relazionali, precisione e orientamento alla riservatezza;
• esperienza pregressa di almeno 3 anni in ruoli di segreteria di direzione, ufficio legale o affari generali, preferibilmente in aziende strutturate o nel settore delle costruzioni.

Il candidato ideale sarà in grado di svolgere le seguenti attività:

• gestione e aggiornamento delle agende del management, organizzazione di appuntamenti, riunioni interne ed esterne e predisposizione della relativa documentazione;
• coordinamento delle comunicazioni istituzionali in entrata e in uscita, inclusa la corrispondenza ufficiale e riservata per la Direzione e il Consiglio di Amministrazione;
• pianificazione logistica dei viaggi di lavoro (prenotazioni treni, voli, hotel) e gestione degli spostamenti della Direzione;
• supporto nella stesura di verbali, note di convocazione e ordini del giorno per le assemblee e i CdA;
• monitoraggio e gestione delle pratiche legali della società, coordinamento con studi legali esterni e aggiornamento scadenzar;
• creazione, revisione e archiviazione dei modelli contrattuali (subappalti, forniture, servizi) e adeguamento alle normative vigenti;
• supervisione delle deleghe societarie e delle procure, assicurando la loro validità e corretta applicazione nelle diverse commesse;
• gestione quotidiana della posta certificata (PEC) e degli account istituzionali, con archiviazione e smistamento ai reparti competenti;
• protocollazione e tracciamento della corrispondenza in entrata e in uscita, inclusa la gestione di raccomandate e spedizioni a mezzo corriere;
• cura dell’archiviazione fisica e digitale dei documenti societari e legali, garantendone reperibilità e aggiornamento;
• gestione di piccoli approvvigionamenti e ordini di cancelleria;
• recall telefonico e interfaccia con consulenti, fornitori e partner istituzionali.

Completano il profilo:

• discrezione e riservatezza;
• affidabilità e proattività;
• capacità relazionali e spirito collaborativo;
• ottime doti organizzative e gestionali;
• spiccata capacità di time management;
• precisione e capacità di ascolto.