Responsabile Fatturazione Attiva e Passiva

Chi siamo  

In Fresh Ways ci occupiamo ogni giorno di trasporto e logistica a temperatura controllata in tutta Europa e Regno Unito. Il nostro lavoro ruota attorno a un concetto chiave: affidabilità . Garantire che i prodotti alimentari freschi, surgelati o a temperatura ambiente arrivino a destinazione nelle condizioni ottimali significa costruire fiducia, con i clienti e con i partner. 

Dietro ogni tratta c’è una gestione amministrativa precisa, attenta, che tiene insieme operatività, numeri e relazioni. In questo contesto, il Responsabile della Fatturazione Attiva e Passiva è una figura centrale nel garantire che ogni servizio sia registrato e riconosciuto nel modo corretto, e che ogni costo sia verificato, coerente e giustificato. 

Responsabilità principali  

Fatturazione Attiva  

• Gestione completa del ciclo attivo: emissione e registrazione delle fatture clienti , verifica delle condizioni commerciali e rispetto delle scadenze concordate. 
• Controllo accurato di listini, contratti, documentazione di trasporto e allineamento con i reparti operativi e commerciali. 
• Risoluzione di discrepanze e gestione di eventuali contestazioni o note di credito. 
• Supervisione dei flussi legati alla fatturazione groupage , dove il dettaglio del servizio è particolarmente sensibile e richiede cura nella ricostruzione dei viaggi condivisi. 

Fatturazione Passiva  

• Controllo, registrazione e verifica delle fatture fornitori (trasportatori, partner logistici, servizi di supporto). 
• Verifica della coerenza tra costi previsti e consuntivi , confrontando le fatture con contratti, preventivi e servizi effettivamente erogati. 
• Interazione con i fornitori per la gestione di eventuali anomalie, ritardi o richieste di chiarimento. 
• Supervisione della corretta imputazione contabile dei costi. 

Attività trasversali  

• Coordinamento di un team amministrativo di 5 persone per l’operatività quotidiana. 
• Supporto alla chiusura del bilancio mensile e ai processi di controllo con l’ausilio di strumenti di Business Intelligence (QLIK) , in raccordo con il Responsabile Amministrativo 
• Proposta e implementazione di miglioramenti ai flussi operativi e amministrativi , con focus su digitalizzazione, automazione e tracciabilità. 

Competenze richieste  

• Esperienza di almeno 4-5 anni in ruoli amministrativi completi , preferibilmente in aziende di servizi complessi, la provenienza da aziende di trasporto, logistica costituirà elemento preferenziale 
• People Management per la gestione di un team 
• Conoscenza solida del ciclo attivo e passivo , anche in contesti B2B e internazionali. 
• Familiarità con ERP aziendali , la conoscenza del sistema SGA costituirà elemento preferenziale  
• Ottima padronanza di Excel . 
• Precisione, senso di responsabilità e attitudine alla gestione autonoma del proprio lavoro . 
• Capacità di lettura critica dei numeri e di analisi dei dati contabili. 
• Attitudine alla collaborazione interfunzionale : la comunicazione con gli altri reparti amministrativi, le operation, l’area commerciale e la direzione aziendale è quotidiana e fondamentale. 
• Conoscenza dell’inglese (minimo B2 intermedio), utile nei rapporti con fornitori e clienti esteri. Altre lingue straniere come spagnolo e/o francese costituiranno titolo preferenziale 

Cosa cerchiamo  

Una figura solida, capace di mantenere il controllo anche quando i flussi aumentano e i tempi stringono. Qualcuno che conosca i numeri, ma soprattutto il loro significato nel contesto del nostro lavoro: quello di trasportare alimenti in modo sicuro, tracciato, puntuale. 

Cosa offriamo  

• Inserimento in un’azienda solida e in crescita, con una cultura operativa concreta e orientata al miglioramento continuo. 
• Un ruolo centrale nel coordinamento amministrativo e nella valorizzazione del servizio che ogni giorno offriamo ai nostri clienti. 
• Un ambiente gentile, collaborativo e orientato ai risultati, dove il contributo di ognuno fa la differenza. 
• Possibilità di crescita e formazione continua, anche in ottica evolutiva verso ruoli di maggiore responsabilità.